조달물품 품질 개선을 위한 미국 등 선진국의 품질 관리 제도 조사

2018년 6월

조    달    청

박  진  호

[ 차례(목차) ]

Ⅰ. 국외훈련 개요	1

∙ 훈련기관 개요	2

Ⅱ. 연구과제 결과물	3

1. 연구 배경 및 방법	4

1.1. 연구 배경	4

1.2. 연구 범위	5

1.3. 연구 방법	5

1.4. 기술 순서	6

2. 한국의 조달제도	7

2.1. 일반 현황	7

2.2. 계약 절차	9

2.3. 품질 관리 제도	14

3. 미국의 조달제도	28

3.1. 일반 현황	28

3.2. 계약 절차	34

3.3. 품질 관리 제도	41

4. 캐나다의 조달제도	55

4.1. 일반 현황	55

4.2. 계약 절차	65

4.3. 품질 관리 제도	75

5. 요약 및 정책 제안	94

5.1. 요약	94

5.2. 정책 제안	98

※ 부 록

1. 참고 문헌	100

국외훈련 개요

1. 훈련국 : 캐나다

2. 훈련기관명 : 브리티시 컬럼비아 대학교

(University of British Columbia)

3. 훈련분야 : 정부조달

4. 훈련기간 : 2016. 6. 15 ~ 2018. 6. 14

훈련기관 소개

1. 훈련기관

1) 소속 대학 : University of British Columbia(UBC)

○ 브리티시 콜롬비아 대학(UBC)은 캐나다의 브리티시콜럼비아(BC) 주 밴쿠버에 위치한 세계 40위권 수준의 연구 중심 공립 대학임

○ 연혁 : 1908년 McGill University College of British Columbia로 설립된 이후, 1915년 현 명칭으로 개명함

○ 규모 : UBC는 밴쿠버 캠퍼스와 오카나간 벨리 캠퍼스에 61,000명 이상의 학생이 등록하는 큰 규모의 대학으로, 특히 다운타운에서 10여 km 정도 떨어진 밴쿠버 캠퍼스는 약 4.0㎢ 규모임

○ 특징 : 연구 중심 대학으로 연간 8,700개 이상의 프로젝트를 수행하며 6억 달러의 연구 예산을 집행

-  http://news.ubc.ca/media-resources/ubc-facts-and-figures/ 참고

○ 학사일정: 1학기(9월∼12월) 및 겨울방학(2주)과 2학기(1월 초∼4월), 여름학기 및 방학(5월∼8월)

○ 7명의 노벨상 수상자와 3명의 총리를 배출하였으며, 정부·산업계·지역 사회 등과의 활발한 협업을 통한 교육 기회를 확대하고 있으며 졸업생의 2/3 이상이 이 프로그램에 참여

2) 소속 단과대학 : Sauder School of Business

○ 인원 구성: 1929년 개설되어 현재 118명의 교수진과 학부생 3,500명 및 대학원생 500여 명이 재학

○ 캠퍼스는 밴쿠버 메인캠퍼스 및 다운타운 Robson 캠퍼스에 분산

○ 세계 100위 권 이내의 경영대학원으로 평가받고 있으며 이 대학의 MBA 프로그램은 북미 16위권으로 평가(2015)

2. 연락처

○ 주소 : Robson campus : #1600-800 Robson street, vancouver, BC, Canada V6Z 3B7

○ 전화 : (+1) 604 822 1456

○ 이메일 : jim.zhang@sauder.ubc.ca

○ 홈페이지 :  http://www.sauder.ubc.ca

연구과제 결과물

조달물품 품질 개선을 위한 미국 등 선진국의 품질 관리 제도 조사

1. 연구배경 및 방법

1.1. 연구 배경

우리나라의 조달 규모는 연간 약 100조 원, 조달청을 통한 중앙 조달 규모는 약 40조 원 수준으로, 국가 경제 및 조달 기업의 성장, 정부 서비스의 국민 만족도에 대한 영향력이 매우 크다. 그 간 정부는 투명하고 공정한 조달 제도의 정착을 위해 나라장터를 도입하는 등 그 성과가 분명하게 나타났으나 공정성에 방점을 둔 제도 개선을 추진하다보니, 조달 기업의 품질 경쟁력 제고 및 고객 만족의 조달 서비스 제공에는 다소 미흡한 부분이 많다는 지적이 있다. 최근 3년간 조달기업 납품 검사 현황을 보면 연평균 100 건, 약 3%의 불합격률을 보이고 있으며, 국가 계약법을 위반하여 부정당 제재 처분을 받는 업체는 지속적으로 증가하고 있다. 또한 지속적으로 적발되고 있는 원산지 위반 적발, 직접 생산 위반 및 허위 서류 제출 등 입찰 기망 행위등은 조달 시스템 전반에 대한 신뢰를 하락시키고 이에 대한 피해는 고스란히 고품질의 정부 서비스를 받아야 할 국민에 전가된다.

현재 조달청은 산하기관인 조달품질원을 중심으로 조달 기업의 품질을 엄격히 관리하고 있다. 조달시장 진입을 위한 직접생산 확인, 계약을 위한 우수조달물품 및 MAS물품의 규격 검토 및 관리, 생산 현장 및 납품 현장 점검, 사후 문제 발생 대처를 위한 조달품질신문고 운영 등 다양한 방법을 통해 품질 관리를 수행하고 있다. 뿐만 아니라 낙찰자 선정단계에서도 품질역량이 우수한 기업에 대해 우대하고 , 사후 계약 이행 평가등을 시행하여 업체의 성실한 계약 이행을 유도하고 있다.

이처럼 다양한 제도를 운영하고 있으나 아직 조달물자의 품질 제고에 대한 지속적인 요구가 있는바 미국·캐나다 등 선진국의 조달 프로세스 및 품질 관리 요소를 조사하여, 조달청에서 수행중인 제도와 비교하고 개선점을 도출한다. 미국과 캐나다는 한국의 조달청과 유사한 중앙조달기관(GSC, PSPC)을 운영중이며, 한국과 유사하게 계약 각 단계별로 엄격한 품질관리를 수행하고 있어, 벤치마킹을 통해 조달청의 품질 관리 체계 개선이 가능할 것으로 판단된다.

1.2. 연구 범위

이 연구의 초점은 조달청의 품질 관리 체계 개선에 있다. 이에 각 계약 제도별, 단계별, 부서별로 이루어지고 있는 품질 관리 제도를 조사하고 분석한다. 또한 미국과 캐나다의 조달 제도, 특히 품질 관리 측면을 중심으로 우리나라의 현황과 비교 연구를 중심으로 진행하고, 이를 통해 조달 물품 및 업체에 대한 품질관리  시스템의 발전방안을 도출하려고 한다.

미국·캐나다에 대한 연구는 일반적인 조달 현황, 조직, 조달 계약 과정 등을 살피고, 그 중 업체의 품질 관리와 관련된 부분을 추출하여 세부 조사한다.무엇보다 한국 조달시스템과의 유사점과 차이점을 중심으로 고찰하여 도입가능한 정책 사례의 발견에 초점을 맞춘다. 먼저 입찰 단계별로 한국에서 시행중인 제도와 대응되는 제도를 찾아 비교한다. 하지만 각 국가별 조달 시스템에 차이가 있는 만큼 각 국가별 품질관리를 위해 중점을 두고 있는 제도에 대해 우선순위를 두어 비교·분석 업무를 수행한다.

주 연구 대상은 입찰 참가 자격에서 품질 관리 요소의 반영, 낙찰자 평가에서 해당 기업의 품질 수준 반영, 납품 단계에서의 품질 검사 방법, 이행 완료된 계약 이행 건에 대한 사후 조치 방안 등이다.

1.3. 연구 방법

한국 정부 및 미국·캐나다의 조달 제도는 문헌조사와 인터넷 자료 조사를 중심으로 이루어졌다.한국 정부 조달 제도는 조달청에서 발간한 자료집을 중심으로, 미국·캐나다의 제도는 해당 기관의 홈페이지 제공 자료를 중심으로 이뤄졌다. 규정에 대해서는 쉽게 충분한 자료를 확보할 수 있었으나, 조달품질 전반에 대해 체계적으로 정리된 자료 또는 품질 관리 시스템에 대해 분석한 자료는 부족하여, 개별 제도의 규정을 기반으로 한 분석을 중점적으로 수행하였다. 이는 한국의 자료도 마찬가지인 바 한국 조달 물품·업체의 품질 관리에 대한 총체적 접근을 시도하였고, 이는 향후 한국의 조달품질 관리 체계 분석 및 발전방안 모색에 큰 도움이 될 것으로 생각된다. 또한 각 세부 제도별로 해당되는 해외 사례와의 비교가 가능토록 해당 제도에 대한 조사를 중점적으로 시행하였다.

1.4. 기술 순서

동 보고서는 우선 한국의 조달 제도에 대한 총체적·통합적인 검토로 시작한다. 계약 단계별로 한국 조달청에서 수행중인 품질 관리 업무에 대한 기술을 수행하고, 또한 중점적인 제도 및 품질관리 기관의 특징에 대해서도 기술한다. 이를 바탕으로 각 제도에 대응되는 해당 국가의 조달 제도를 조사하여 미국·캐나다 순으로 기술하고, 한국의 조달 제도와 비교하여 장·단점을 찾아본다.

한국 조달제도에서는 먼저 입찰 진입 단계에서 요구되는 사항과 인증 요구 사항 등에 대해 기술하고, 다음으로 낙찰자 선정단계에서 평가에 반영되는 품질 관련 요소를 각 계약 방법별로 찾아 현황을 파악한다. 다음으로 조달품질원에서 수행중인 품질 검사 방법 및 현황에 대해 밝히고, 마지막으로 MAS 등에서 이루어지고 있는 사후 이행능력 평가에 대해 소개한다.

미국과 캐나다의 조달 제도에서는 한국 조달제도와 마찬가지로 각 단계별로 품질 관리를 위한 제도를 추출하여 소개하되, 중요도를 감안하여 각 국가별로 중점을 두고 있는 제도에 초점을 맞추어 기술한다.

마지막으로 해외 사례의 장단점 및 사례 등을 통해 한국 조달제도에 반영이 가능한 부분 및 도입 시 개선효과가 큰 제도가 무엇인지를 분석하고 이를 우리 제도에 접목하는 방법의 제안을 통해 연구를 마무리한다.

2. 한국의 조달제도

2.1. 일반 현황

(1) 조달 사업의 범위

○ 조달물자(수요물자, 비축물자) 구매 및  물류관리의 공급 과 그에 따른 사업

○ 수요기관에서 요청한 시설공사의 계약과 그에 따르는 사업

○ 수요기관에서 운영 중인 시설물의 관리와 운영 및 그에 따르는 사업

○ 위 내용 사업에 해당하면서, 다른 법령에 의해 조달청장이 하도록 또는 할 수 있도록 규정한 사업

(2) 수요기관의 범위

○ 국가기관

○ 지방자치단체

○ 국가 및 지방자치단체가 투자·출연한 기관

○ 그 밖에 시설공사 계약 체결 및 수요물자 구매·공급을 요청하여 수요기관으로 조달청장이 인정하는 기관

(3) 조달청 계약 체결 대상(의무)

○ 국가기관의 경우 1억 원 이상의 물품 구매 및 다수공급자 계약, 제 3자 단가계약, 단가계약 체결 수요물자, 30억 원 이상 시설공사 계약

○ 공기업 및 준정부기관의 경우 고시금액 이상의 중소기업간 경쟁제품 및 단가계약 체결된 물품의 납품 요구

○ 지방자치단체는 08‘년 이후 완전 자율화

(4) 최근 조달사업 실적

(5) 조직 현황

□ 총 정 원 : 약 1천 여명

○ 본    청 : 450여명(5국 1관 1대변인 4담당관 26과 2팀)

○ 소속기관 : 550여명[품질원(2과 2팀), 교육원(1과), 11지방청(23과 9팀)〕

<본청 조직도>

2.2. 계약 절차

(1) 계약 대상

□ 물품의 제조, 구매

○ 제조(製造) : 정부가 구매하고자 하나 일반시장에서 유통되지 않아 생산업체로부터 직접 구매하는 경우

○ 구매(購買) : 시장에서 유통되고 있는 물품을 제조업체 및 유통 업체로부터 구매하는 경우

□ 용역

□ 시설공사

○ 건설산업기본법에서 정한 건설공사(종합/전문공사) 및 전기공사업법 등 타 법률에서 규정한 특수공사로 구분

≪ 건설산업기본법에서 규정한 건설공사 ≫

(2) 계약 유형

□ 일반 경쟁 계약

○ 계약대상인 물품․용역․시설공사의 규격/시방서 및 계약조건 등을 대중에 공고하여 일정한 자격을 갖춘 불특정 다수의 입찰 참가 희망자가 입찰에 모두 참가할 수 있도록하고 국가에 가장 유리하도록 계약을 체결하는 방법

<일반경쟁계약의 장․단점>

□ 지명경쟁계약

○ 신용·실적 등 계약 이행 능력이 보장된다고 판단되는  특정 다수의 경쟁참가자를 지명한 후 입찰을 진행하여 입찰방법으로 계약상대방을 결정하는 방법

① 특수한 설비․기술․자재․물품 또는 실적이 없으면 계약의 목적을 달성하기 곤란한 경우로 입찰대상자가 10인이내인 경우 ② 추정가격이 3억원 이하인 일반공사, 1억원 이하인 전문공사, 물품의 제조, 5천만원 이하(임대․임차료 기준)인 물건의 임대․임차 등 ③ 산업표준화법에 의한 인증제품 또는 품질경영 및 공산품안전관리법에 의하여 품질경영체제인증을 받은 자가 제조한 물품의 구매 ④ 수의계약에 의할 수 있는 경우 ⑤ 자원의 절약과 재활용 촉진에 관한 법률, 환경기술개발 및 지원에 관한 법률에 의한 우선구매 대상인 재활용제품 또는 환경표지 인증제품의 제조․구매 ⑥ 중소기업제품 구매촉진 판로지원에 관한 법률에 의한 중소기업자로부터 제조․구매할 경우

<지명경쟁계약의 장․단점>

장 점	단 점
① 계약이행의 신뢰성 확보 ② 경비절약 ③ 절차 간소화	① 특혜 시비 ② 공정성 저해 ③ 업체-계약 담당자 간 유착 형성 우려

□ 제한경쟁계약

○ 일반․지명경쟁계약제도의 단점을 보완 및 경쟁에 따른 장점을 취해 계약 목적의 효과적 달성을 위해 일정한 기준에 따른 입찰참가자격을 제한하는 제도

<제한경쟁계약 시 입찰제한 기준>

□ 수의계약

○ 경쟁없이 특정 지정인을 계약상대방으로 선정하는, 경쟁계약의 원칙에 대해 예외를 두는 계약제도로 1인만 계약이행이 가능하거나 경쟁계약에 의하여 구매가 어려운 경우 등 예외적 사정에 한하여 허용

<수의계약 집행 대상>

(3) 계약 절차

2.3. 품질관리 제도

(1) 개요

□ 조달 물자의 품질 제고를 위해 기업등록 단계에서 납품 후 사후 관리 까지, 조달 전 과정에 대해 체계적 관리

품질관리 프로세스	품질관리제도
조달시장 진입단계 (입찰참가자격사전등록)	·제조업체 직접생산 확인 물품 제조등록(신규, 갱신) 신청업체 및 기 등록업체의 공장, 생산설비, 공정, 고용인력 등을 확인 점검하여 부실 제조업체의 조달시장 진입 차단
계약단계	·우수조달물품 계약규격 사전검토 우수조달물품 심사 시 평가받은 신기술, 품질인증 등이 계약규격에 반영되었는지 검토 ·MAS 표준규격 관리 표준규격이 없는 물품의 표준규격 제정 및 기술발전 등에 따른 규격 현행화
제조단계	·조달물자 품질 점검 MAS 물품 및 조달우수제품의 생산현장/ 납품현장 실사 점검 ·자가품질보증제도 운영 품질관리능력을 평가하여 우수업체에 대해 납품검사 면제 등 인센티브 부여
납품검사	·조달청 검사 가구류 및 섬유류 등에 대해 조달청 시험시설을 이용하여 이화학시험 또는 검사 ·전문기관 검사 국민생활과 안전에 관련된 주요 물품의 검사 권한을 국가공인시험기관에 위탁
사후관리	·「조달품질신문고」 운영 조달물자의 하자신고, 품질제안 등을 접수·처리 ·조달시장 사후 자격유지를 위한 직접생산확인점검 조달청에 물품을 제조 등록한 기 업체의 공장, 생산설비, 생산공정, 생산인력 등을 확인점검하여 사후 자격유지

□ 효율적인 품질 관리를 위해 소속기관인 조달품질원을 두고 있으며, 4개 과 약 60여 명의 인력을 통해 품질 관리 업무 전담 수행 중

<조달품질원 조직도>

			품질원장
품질총괄과			납품검사과			품질점검팀			조사분석팀
·품질관련 제도 총괄 및 정책 조정 ·자가품질보증 물품지정관리 ·품질관리 관련 교육과 홍보, 제도 연구			·조달청 검사 (납품검사 등)제도 운영 총괄 및 조정 ·조달 물자의 품질 및 성능 검사 · 수요 기관 자체 구매 물품 납품 검사 대행 관리			·조달 물자 품질 점검 및 결과에 대한 사후조치 ·조달물자(MAS) 표준규격 관리 ·우수조달물품 계약규격 사전검토			·조달품질신문고 운영,/하자 발생 신고와 품질개선 제안 접수 ·제조 업체 직접 생산 확인 제도 운영 ·조달 물자 이화학 시험 및 시험 분석 결과 통보

□ 중점추진사항

(2) 품질 관리 제도

□ 직접 생산 확인

○ 의의 : 물품제조 분야로 입찰등록을 하려는 업체의 직접생산 여부를 직접 확인함으로써 제조능력이 없는 업체의 조달 시장 진입을 방지

○ 근거

· 조달사업법 : 생산시설을 점검하여 직접생산 여부 확인 (제조물품 등록 직접생산확인 기준(조달청고시)에 따라 확인서 발급

· 국가계약법 : 경쟁입찰 참가자격 등록 (국가계약법 시행규칙 개정(2007년 11월)에 따라 2008년 1월부터 본격 시행

○ 세부 사항

· 적용대상

- 신규로 물품 제조등록을 신청하고자 하는 업체

- 유효기간이 경과하여 물품 제조등록을 갱신하고자 하는 업체

- 이미 물품 제조등록을 마친 업체

· 주요 확인사항

- 품명별 세부 직접생산확인 기준*에 따라 제조공장 및 시설(임차 가능)과 인력 등을 확인

○ 확인실적

구 분	2013년	2014년	2015년	2016년	2017년
품명수	8,433	2,831	2,030	1,226	1,296
부적합	1,894	603	334	246	338
부적합률	22.5%	21.3%	16.5%	20.1%	26.1%

□ 우수 조달 물품 계약 규격 · MAS 계약 규격 관리

○ 우수조달물품 계약규격 사전 검토

· 우수조달물품 계약규격의 적정성을 확보하고 품질을 강화하기 위해 계약체결 전 규격서를 검토

· 우수조달물품 계약체결 전에 계약대상자가 작성한 사전 규격서가 계약 목적을 달성할 수 있는 지 적정성 여부를 검토하고 최종 계약 규격서를 확정

○ 다수공급자계약(MAS) 표준규격관리

· 표준규격이 없는 물품의 표준규격을 제정하고 이미 제정된 표준규격서를 현행화

· 용역 수행자가 신규로 작성하거나 개정한 MAS 표준규격서의 적정성 여부를 검토하고 승인

· 계약부서 요구 또는 품질관리 필요에 따른 표준규격 신규 제정

○ 근거

· 조달사업법 및 동법 시행령 : 우수조달물품 지정, 다수공급자계약

· 우수조달물품 지정관리 규정(조달청 고시)

○ 검토실적

구 분	2013년	2014년	2015년	2016년	2017년
우수조달물품 규격 (검토건수)	-	101	224	195	225
MAS 표준규격 관리 (제․개정 건수)	-	135	81	29	37

□ 조달물자 품질점검

○ 개요

· 생산현장과 납품현장을 수시로 불시 방문하여 품질을 점검함으로써 부실제품 및 부실업체의 조달시장 진입을 차단

○ 근거

· 조달사업법, 조달물자 품질점검업무 규정(조달청 고시) 및 물품구매 계약 품질관리 특수조건 등

○ 점검방법

· 점검대상

- 품질과 관련하여 사회적 물의를 일으킨 물품 중 언론보도 등으로 확인된 제품

- 국민 안전ㆍ생명보호ㆍ보건위생 등과 직결되어 일정 수준의 품질 관리가 필요한 물품

- 납품검사 및 품질점검에서 불합격률이 높거나 품질신문고 등에 민원이 접수되어 지속적인 품질관리가 필요한 물품

- 계약부서가 점검 요청 물품과 조달납품에 차지하는 비중이 높은 물품 및 정부정책 지원을 위해 품질 관리가 필요하다고 판단되는 물품

○ 규격 미달 시 조치

- 계약조건ㆍ미달횟수 등 위반 정도에 따라 일정기간 나라장터 쇼핑몰 거래정지 및 차기계약 배제 등의 조치를 취해 조달 물자의 품질을 일정 수준으로 유지하고, 업체의 자발적 품질 관리 동기 부여

○ 점검실적

구 분	2013년	2014년	2015년	2016년	2017년
점검건수	1,436	666	629	986	1,048
규격미달	135	44	68	35	26
규격미달률	9.4%	6.6%	10.8%	3.5%	2.5%

□ 품질보증 조달물품 지정제도

○ 개요

· 업체의 품질관리 능력을 평가하여 품질관리체계가 우수하여 별도의 납품 검사가 필요하지 않다고 판단 된 경우 최소 1년, 최대 3년간 납품검사 면제 등의 인센티브 부여

· 조달업체가 자발적으로 품질향상과 기술개발에 투자할 수 있도록 유도하고, 검사비용을 절감하고 신속하게 물품을 공급하여 구매조달의 효율성 향상

○ 근거

· 「조달사업에 관한 법률」제3조의4

· 국가계약법 시행령 56조의 2, 지방계약법 시행령 64조의 2

· 품질보증조달물품 지정 및 관리규정(조달청 고시)

○ 주요내용

· 품질관리능력 심사 결과 취득 점수에 따라 품질보증 조달업체로 지정

- 심사(총점 - 1,000점 ) : 품질경영시스템(200점), 생산공정(500점), 성과(300점)

* 지정심사는 외부전문기관(표준협회/생산성본부인증원/한국품질재단) 활용

- 지정 : S등급 750점 이상(3년 유효), A등급 600점 이상(2년 유효)

* 예비물품 신설 : 500점 이상(유효기간 1년/ 납품검사 면제 혜택만 적용)

· 납품검사 면제 및 나라장터(종합쇼핑몰)에 전용몰 구축, 마크 부여

○ 지정실적

구 분	2013년	2014년	2015년	2016년	2017년
지정업체	17	30	41	41	51
지정물품	41	88	128	134	168

□ 조달청 검사

○ 개요

· 가구류, 섬유류 등 일부 품목에 대해 담당 조달청 공무원이 직접 제조현장을 방문하여 관능검사 후 시료를 채취하여 직접 검사

○ 근거

· 국가계약법, 동법 시행령 및 시행규칙

· 조달청 조달품질원 시험․분석 규칙(기획재정부령)

· 조달청 검사 및 이화학시험업무규정(조달청 훈령)

○ 검사방법

· 대상 물품

- 가구류, 섬유류, 금속재울타리, 지류, 합성목재, PVC․PE관류 등 6개 품류, 113개 품명

· 검사 시기

- 누적 납품금액이 품명별로 일정 금액에 도달할 경우에 검사를 실시하되, 60일 이내에는 검사를 1회로 한정

○ 검사실적

구 분	2013년	2014년	2015년	2016년	2017년
검사건수	2,843	2,284	2,399	2,491	3,394
불합격	44	43	31	44	55
불합격률	1.5%	1.9%	1.3%	1.8%	1.6%

□ 전문기관 검사

○ 개요

· 수요기관이 자체 실시하던 납품검사를 전문검사기관에 위탁 시행함으로써 주요 조달물자의 품질을 확보

○ 근거

· 조달사업법 & 조달물품 전문기관검사 업무규정(조달청 고시)

· 물품구매계약 품질관리 특수조건

○ 검사방법

· (대상) 기계류 와 같이 전문성이 필요한 물품의 납품검사

· (절차) 조달요청 접수 ☞ 공고 시 전문기관검사 적용 명시 ☞ 계약체결/납품요구 ☞ 전문기관 검사

계약자

(공급자)

조달청

수요기관

계약체결

검수

전문검사

기관

검사

검사

업무

위탁

· (지정 검사기관) 한국산업기술시험원 등 20개 기관

○ 검사실적

구 분	2013년	2014년	2015년	2016년	2017년
검사건수	8,883	7,622	7,189	7,729	8,624
불합격	173	87	43	76	198
불합격률	1.9%	1.1%	0.6%	1.0%	2.3%

□ 조달품질 신문고

○ 개요

· 조달물자의 품질ㆍ서비스에 대한 불만사항, 제도개선 사항 등을 고객이 편리하게 신고·제안할 수 있는 민원처리시스템으로 2008년부터 나라장터(www.g2b.go.kr)에 설치하여 운영 중

○ 근거규정

· 조달사업법, 조달물자 하자처리 등 사후관리에 관한 규정

○ 주요내용

· 하자 신고대상 : 계약 상 명시된 ‘하자담보책임기간’ 내에 있는 물품 중

- 기능불량, 자체결함, 부품고장 등의 하자 및

- 설치·수리지연, 불친절 등 서비스 관련 불만사항

· 고객제안 : 품질관리업무에 대한 개선 등 조달물자의 품질향상에 기여할 수 있는 사항 제안

· 직통신고전화(1588-8128)를 개설하여 이용자 편의 증진(’09.2월)

<조달품질신문고 접수․처리절차>

○ 운영실적

구 분	2013년	2014년	2015년	2016년	2017년
하자 신고 건수	94	58	44	70	66
고객제안 건수	9	3	1	-	-
합 계	103	61	45	70	66

(3) 입찰 전 과정에서의 품질·기술 등 역량 평가 및 검토

□ 시설공사 사전 입찰 참가 자격 심사

○ 300억 이상의 시설 공사 입찰 시 공사 품질 확보를 위해 사전 입찰 자격을 심사하며 평가 항목은 아래와 같다.

□ 다수 공급자 계약 사전 평가

○ 계약 업체의 역량 평가를 위해 사전 입찰 참가자격 평가를 시행하며, 세부 평가 항목은 아래와 같다.

□ 설계적정성 및 설계 변경 사전 타당성 검토

○ 건축물의 안전을 확보하고 품질을 높이기 위해, 조달청에서 설계 초기 단계부터의 설계도서를 검토하는 제도이다. 200억 이상의 총사업비 관리대상 건축사업에 대해 계획설계·기본설계· 실시설계 단계에서 모두 세 차례 실시하며,최초 사업계획과의 부합여부 및 설계도서의 적정성과 안전 관련 사항을 검토한다.

○ 총사업비 관리대상 건축사업의 공사 착공 이후 설계변경에 따른 공사비 증액이 20억원 이상(면적증가 및 보상비 포함)인 경우에도 설계 변경의 타당성에 대한 검토 업무를 수행한다. 변경 사유의 타당성과 변경 설계도서의 적정성, 원가검토의 적정성등을 검토하여, 건축물의 품질을 향상한다.

□ 우수 조달 물품 지정 심사

○ 우수 조달 물품은 수의 계약 대상으로, 기술력이 우수한 조달 기업에게는 조달 시장의 진출 및 성장을 위해 가장 매력적인 제도이다. 우수 조달 물품은 엄격한 품질 관리를 위해 인증 및 특허 등을 요구하고 있으며, 지정 심사 시 품질 심사를 수행한다.

□ 물품·시설 공사 적격 심사

○ 시설공사 적격심사 수행 시 낙찰예정자의 공사 수행능력을 평가한다. 세부 평가 항목으로는 시공경험(12point),기술능력(12point), 시공평가결과(point) 등이 있으며, 기준은 사전입찰참가자격 심사 기준을 준용한다.

○ 추정가격 10억원 이상의 물품구매 적격심사 수행 시 기술능력(10점) 및 납품 실적(5점)을 비롯한 해당 물품의 납품 이행 능력을 평가한다.

□ 종합심사낙찰제 대상공사의 낙찰자 결정 시

○ 조달청 집행 시설공사 중 종합심사낙찰제 해당 공사의 낙찰자 결정 시 역시 계약 이행 역량을 평가하며 공사수행능력 평가 배점은 50점이고, 세부 내용은 아래와 같다.

<일반공사 심사항목 및 배점기준>

<고난도공사 심사항목 및 배점기준>

□ 설계 등 용역업자의 사업수행능력 평가기준

○ 설계 등의 용역업자 낙찰자 선정 시 참여 기술자, 유사용역 실적 평가 등을 통해 낙찰자의 역량을 확인하고 있다.

<예시 :  참여기술자 & 수행실적등에 의한 평가>

□ 조달청 건축설계 용역 사후 평가

○ 조달청에서 시행하는 설계 적정성 검토 해당 건축설계 용역에 대하여 사후에 계약이행 과정의 성실성과 완성도를 평가한다. 이를 통해 조달청 입찰 참가 업체의 성실한 계약 이행을 유도하고, 이 결과를 바탕으로 추후 계약 시 평가 요소로 활용할 수 있다.지적사항 조치 및 역량, 일정·비용·지침 준수 여부를 평가하며 각 배점은 아래와 같다.

□ 다수공급자 계약업체의 계약 이행 사후 평가

○ 계약을 체결한 다수공급자계약업체에 대해 계약물품별로 납기, 품질, 수요기관 만족도 등 계약이행실적을 평가하여, 조달기업의 성실한 계약 이행을 유도하고, 해당 결과를 바탕으로 등급화하여 차후 계약의 입찰 평가시 활용한다.

3. 미국의 조달제도

3.1. 일반 현황

(1) 조직 현황

○ 미국 연방조달에 가장 기본적인 법인 ‘연방조달규정(FAR)’은 미국 연방조달정책국인 OFPP (Office of Federal Procurement Policy)에 의해 운영되며, 해당 기관에서 연방 정부 조달정책의 방향을 설정하고, 규정 변경 등을 위한 부처별 협의를 담당

○ 미국 연방정부 소속 기관에 대한 물품과 서비스의 공급은 GSA(General Services Administration)에서 담당하고 있으며, 해당 기관은 우리나라의 중앙 조달 기관인 조달청과 유사한 성격을 지니고 있다. GSA는 아래의 3개 하위 조직으로 나뉜다.

· 연방 구매서비부서(FAS : Federal Acquisition Service)

제품, 서비스 조달 및 기술, 자동차, 운송, 여행 등의 관리 및 연방보급목록 (FSS : Federal Supply Schedule, GSA Schedule이라고도 불림)협상/관리

· 공공건설서비스부서(PBS : Public Buildings Service)

연방정부 건물의 건설/임대/관리

· 기술변환서비스부서(TTS : Technology Transformation Service)

연방기관에 개선된 서비스를 제공하기 위해 기술적용, 플랫폼, 프로세스, 인사, 소프트웨어 솔루션을 수립

(2) 조달 기본 원칙

○ 아래의 5가지 사항 기본 원칙으로 준수

① 경쟁(Competition)

· 조달 계약 시 두 개 이상의 기업으로부터 응찰을 받는 경쟁입찰을 통해 계약 체결

② 투명성(Transparency)

· 계약의 과정 및 결과를 일반에게 공개하여 입찰 비리 및 예산 낭비의 가능성을 사전 차단. 2006년부터 연방계약과 보조금 관련 기록을 인터넷 상에서 검색 가능 (Federal Funding Accountability and Transparency Act)

③ 최고가치(Best Value)

· 정부조달 물품 및 서비스의 종합 가치를 평가하여 최고점을 받은 기업으로부터 조달하는 원칙

④ 부의 분배(Wealth Distribution)

· 사회적, 경제적 약자 기업이 정부 조달을 통해 성장할 수 있도록 여러 가지 지원제도를 운영하며, 실제 약 20% 이상의 조달이 사회적, 경제적 약자 기업에게 주어지고 있음.

⑤ 고객 만족(Customer Satisfaction)

· 최종 사용자의 만족을 추구

(3) 계약 체결 현황

○ 미국 연방정부의 조달시장 규모는 미국의 재정삭감 등으로 인해 최근 5년간 점차 하향세를 보이고 있으며, 연평균 1,700 만 여건, 약 4천 7 백억 달러에 달하는 세계 최대의 조달시장으로 평가 받고 있음

<최근 5년 미국 연방정부 전체 조달 규모>

(단위 : 천 건, 백 만 달러)

○ 2015년 미국 연방 정부의 유형별 계약 현황을 보면 서비스 분야가 가장 크고 그 다음 물품 및 R/D 순으로 나타나는 것을 볼 수 있다.

<2015년 미국 연방정부 조달 유형별 계약 규모>

(단위 : 천 건, 백 만 달러)

○ 2015년 미국 정부의 기관별 계약 현황을 보면 국방부가 약 2,438억 달러로, 최근 5년간 1위를 유지하고 있다. 그 뒤로 국방부, 에너지부, 보건부, 국가보훈처, NASA 등의 순임.

- 주요 국방 관련 부처인 국방부와 국가보훈처의 합이 전체의 70% 이상을 차지하고 있으며, 연평균 조달건수 기준으로도 국방부와 국가 보훈처의 비중이 90%를 상회

<2015년 상위 5개 조달 계약 기관 >

(단위 : 천 건, 백 만 달러)

(4) 계약 방법

□ Contract Vehicle

○ 각 정부 부처의 동일한 제품/서비스 구매의 비용 절감 및 효율성 제고를 위해 생겨난 제도이다. FAR에 의거하여 $25,000 이상의 조달 물품/서비스 계약 체결 시 반드시 공고를 통해 입찰을 진행해야 하므로 거의 모든 구매는 공고를 통해 이루어진다. 따라서 입찰공고에서 낙찰까지 발생하는 시간적/비용적 손실을 줄일 수 있다. GSA를 비롯한 미 국방부 등 대부분의 연방정부 부처들은 여러 종류의 Contract Vehicle을 보유·활용하고 있으며, 주정부 및 지방정부 역시 GSA Contract Vehicle을 활용하여 계약을 체결하는 추세이다. 단, Contract Vehicle은 공급계약 체결을 위한 자격 부여일 뿐으로 본 자격이 바로 매출을 발생시키지는 않으며, 추후 납품지시에 따라 계약을 체결해야 실제 매출을 발생시킨다.

□ 고정가격 계약

○ 상용 제품 구매 시 주로 사용되며, 서비스 조달 계약 체결 시도 사용빈도가 증가하고 있다. 고정 가격 계약의 경우 비용 위험(cost risk)을 수주기업이 부담하여 추후 계약자 변동 가능성이 없으며, 이로 인해 고정 가격 계약을 선호한다. 또한 계약 가격에 기업 이윤을 비롯한 모든 부대 비용이 포함되어 있어 계약수주 기업의 비용 절감 유인이 매우 크다. 고정가격 계약의 조건으로는 아래와 같다.

- 적정 수준의 가격 경쟁

- 과거의 동일/유사 제품 및 재화의 구매 가격과 합리적인 비교 가능

- 비용 또는 가격 정보를 확인해 보다 정확한 이행 비용 추산 가능

- 이행 불확실성(performance uncertainties)으로 인한 비용 상 파급효과가 추산 가능

□ 비용변제

○ 계약 이행 및 계약에 따른 비용추산 시 불확실성이 커 계약가를 추산하기 어려울 때 사용하는 계약방법으로, 연구개발 프로젝트와 같이 계약 목적달성여부와 시점이 불확실한 경우에 주로 사용된다. 이 방법으로 조달 계약을 체결 시 정부는 계약서 조건에 따라 발생한 인정가능하고 분담 가능한 비용을 변제하므로 정부가 부담을 안는다. 이를 위해 대략적인 총 비용과 계약 체결 한 수주기업에 최대 상한선(ceiling)을 설정하는데(이는 계약 체결 당사자간의 합의 하에 정한다), 지출 비용이 상한선에 도달 시 계약기업은 반드시 담당 조달관에게 이를 통보해야 한다. 조달관은 계약을 종료 또는 수정 계약 체결 여부를 결정해야 한다.

□ 다수공급자 계약

○ GSA에 의해 연방보급목록(FSS : Federal Supply Schedule)이 운영되고 있다. 이를 통해 정부 각 수요기관에서는 수백만 가지에 달하는 최고 품질의 상업용 물품과 서비스를 싼 가격으로 구매 할 수 있다. 또한, 규모와 지리적 거리에  영향 받지 않고, 정부 소속 모든 수요기관은 동일한 물품과 서비스를 편리하게 동일한 가격으로 공급받을 수 있으며 공급기간이 줄어들고, 행정비용을 줄일 수 있으며 재고량이 축소되는 등의 장점이 있다. MAS는 GSA와 공급자 사이에 맺어진 동종 상품/서비스의 계약 리스트로, 정부 각 부서 고객들이 필요 시 이용할 수 있게 되어 있는 시스템이다. MAS는 종종 FSS 또는 GSA Schedule로 불리는데, 이는 MAS가 GSA에서 주로 운영되기 때문이며 다수의 계약이 MAS로 체결된다.

- MAS계약 시 공급자는 정부에게 가장 이익이되는 가격조건을 제시하며, 일단 계약이 체결되면 정부 동의하에 가격을 변경할 수 있다.

- 정부 구매 담당자는 상용품의 입찰공고나 제안요청서  없이 않고 리스트에서 공급자를 선택/주문할 수 있는 장점이 있다.

- MAS 제품으로 일단 등록되면, 5년간 계약이 유지되며, 성실한 계약 이행 및 일정 실적 이상을 유지하면 계약 연장이 가능하여, 최대 15년까지 납품이 가능하다.

- MAS 공급자가 되기 위해서는 공급자로서의 적격성을 인정받아야 한다. 계약 전 최혜 고객 가격에 대하여 이를 입증해야 하고, 다른 일반 고객에는 할인율을 제공해야 한다.

- MAS 계약가격은 GSA의 계약관이 공정하고 합리적인 가격이라고 인증한 후에야 유효한데, 보통 시장조사와 가격 분석을 통해 이를 확인한다.

(5) 입찰 방식

□ 봉합입찰

봉합입찰은 가격만을 낙찰자 선정의 유일한 요소로 평가한다. 하지만 최근에는 저렴한 가격보다는 제품 및 서비스의 종합적인 성능과 사용자의 만족도가 중시 됨에 따라 거의 사용되지 않고 있는 추세이다.

□ 협상에 의한 계약

협상에 의한 계약 시는 가격 뿐 아니라 기술평가가 이루어진다. 최종 계약자 선정 전에 신청자와 흥정과 토론이 이루어지는데, 신청자는 실질 계약이 이뤄지기 전에 가격 포함 모든 제안 내용을 바꿀 수 있다.

○ 세부 계약 형태는 경쟁 제안서/ 제한 경쟁/단일 공급자방식 등이 있으며, 10만 달러 이상의 물품 및 서비스 계약 중 80% 이상이 협상에 의한 계약이다.

○ 입찰 시 신청서류로는 제안요청서(RFP : Request for Proposal)가 있으며, 가격과 가격 이외의 요소(품질 등)는 일반적으로 교환관계이다.

□ 기타

이밖에 3천 달러에서 15만 달러 사이의 금액에 해당하는 조달 계약에 대해서는 행정적 소요비용을 절감하고 있으며, 소규모 사업자 및 사회적 약자에게 더 많은 기회를 부여한다. 연방정부기관 및 계약자에게 불필요한 부담을 줄이는 등 조달 효율성의 증대를 위하여 간소화 구매 절차 (SAP,Simplified Acquisition Procedure)를 시행하고 있다.

○ 간소화 구매 절차에서는 공식적 입찰절차 및 제안서 제출 없이 조달이 이뤄진다. 이를 위해 견적요청(RFQ, Request for Quotation)과 P/O (Purchase Order) 방식을 활용하고 있으며, 포괄적구매협정(BPA, Blanket Purchase Agreement)과 및 선불금(Imprest Fund)이나 정부신용카드등이 사용된다.

3.2. 계약 절차

(1) 개요

□ 미국의 공공 조달 프로세스는 연방조달규정의 가이드라인에 맞춰 진행되며, 구매조직의 요구내용, 구매규모와 복잡성에 따라 조금씩 달라지나, 크게  사전준비 → 입찰참가→ 제안서 평가 및 낙찰자 선정→ 계약협상 및 체결→ 사후관리의 순으로 진행된다.

(2) 사전준비단계

□ GSA에서 적격성을 인정받은 후 조달시장에 참여할 수 있다. 이를 위한취득 목록은 아래와 같다.

· DUNS (Data Universal Numbering System)

· 북미산업분류시스템/표준산업분류 (NAICS/SIC) 코드

· 생산자부호 (CAGE Code)

· MPIN (Marketing Partner ID Number)

· SAM 등록

· Open Ratings Report

· 납세자 인증번호 (TIN)

· VETS-100 Report

○ DUNS 발급

기업명, 기업위치 및 주소, 기업 폐쇄여부,산업분류번호, 업종, 재정상태,  사회․경제적 위상, 모․자회사 관계, 정부관련 데이터등의 기업 내용을 관리하기 위한 기업식별번호의 하나로 민간시장에서 기업들을 식별하기 위해 DUN & Bradstreet(D&B)에서 부여한다. 비용은 무료이며, http://fedgov. dnb.com/webform 에서 발급받을 수 있다.

○ NAICS/SIC 코드 확인

NAICS 코드는 제조, 도소매, 서비스 제공 등의 각 사업종류에 대한 산업 분류표로, 캐나다, 미국, 멕시코 등 북미국가에서 사용되고 있다. 이 분류표는 기존의 SIC 코드를 대체할 목적으로 만들어졌으나, 종종 SIC와 함께 쓰이기도 한다.

․NAICS Association : http://www.naics.com/search.htm

․U.S. Census Bureau : http://www.census.gov/epcd/naics

○ 생산자 부호(CAGE Code) 요청

업체와 품목을 목록화 한 Code로 5자리 숫자와 알파벳으로 조합된 ID이며, 연방정부 전산시스템에서 관리된다. 미국 외 기업은 필수적으로 신청해야 하는 항목이나 미국내 기업은 임의항목이다. 우리나라 기업의 NCAGE Code 발급은 방위사업청의 웹사이트(http://www.d2b.go.kr/)에서 가능하다.

○ MPIN 발급

최소 하나의 알파벳과 숫자의 조합으로 이루어진 9자리 번호로, 사용자가 직접 선택 가능하다. 과거 실적 정보 시스템 (Past Performance Information Retrieval System, PPIRS) 및 ASFI(Army Single Face to Industry)에 접속 시 사용한다.

○ SAM 등록

기존의 중양계약자 등록 시스템 및 온라인 적격정보 신청 시스템 등이 하나로 통합된 시스템으로 미국 정부와 계약을 원하는 모든 업체에는 등록이 의무화된다. SAM에 등록 없이 입찰사이트에서의 입찰참여 및 계약 후 대금 지급이 불가능하다. DUNS와 NCAGE Code를 부여가 선행되야하며, SAM 홈페이지(http://www.sam.gov)에 접속하여 등록절차를 진행해야한다. 입력 정보는 NCAGE Code의 등록 정보와 정확히 일치해야 한다.

○ Open Ratings Report 신청

제안서 평가 시 활용되는 기업의 과거이행성과평가(PPE : Past Performance Evaluation)에 쓰이며, 대부분의 입찰제안서에서 이의 제출을 요구하고 있다.

․ 인터넷 사이트 (www.ppereports.com)에서 온라인으로 직접 평가를 요청할 수 있으며, 신청 기업은 동 사이트에 Open Ratings Report 발부를 신청하고 사본을 제안서와 함께 GSA에 제출하면 된다.

○ 납세자인증번호(TIN) 발급

미 국세청이 세금을 징수하고 세법을 집행하기 위해 이용하는 인증 번호로 타 정부기관과의 계약정보를 알 수 있으며, 미국 사회보장국 (Social Security Administration) 및 국세청에서 발행한다. 단, 미국 현지 법인의 경우에만 해당된다.

○ VETS-100 Report 작성

퇴역군인의 민간기업 취업 및 승진을 장려하기 위해 시행중인 제도로 25,000달러 내외의 연방 조달 계약을 체결한 기업은 VETS-100 Report를 제출해야 한다. 하도급계약자로 납품 중인 업체에는 적용되지 않는다. 단, 미국 현지 법인의 경우에만 해당된다.

(3) 입찰 참가 단계

□ 입찰 참가를 희망하는 기업은 연방정부 운영 싸이트인 FedBizOpps (www.fbo.gov)에서 사전발주공지(Pre-solicitation Notice) 및 입찰권유서(Solicitation)를 확인한 후 제안서를 작성하여 입찰에 참가한다.

○ 발주예정서는 조달청에서 시행하는 사전규격공개에 해당하며, 조달기관 연락처 등 조달기관 관련 일반적인 정보를 제공하며, 발주예정서 뒷쪽에는 해당 발주에서 요구되는 상세한 설명이 담겨있다.

○ 입찰권유서(Solicitation)에는 필요품목(Schedule)이 서술되어 있고, 계약의 주요 조항 등을 포함한 계약서 초안(draft contract)과 제안서 준비와 제출에 관한 지시사항 및 제안서 평가방법과 결과에 대한 이의발생 시 클레임할 수 있는 입찰자의 권한 등이 담겨있는 입찰권유서 조항(Solicitation Provisions)들로 구성되어 있다.

(3) 제안서 평가 및 낙찰자 선정

□  기업이 제출한 제안서는 다른 공급업체의 제안서와 비교하여 평가되지 않고, 각 제안서의 자체적으로 평가된다.

<제안서 평가 항목>

○ 입찰 방법 별 평가 요소

- 봉합입찰의 경우 입찰권유서 요건을 충족하는 제안한 입찰 참가자 중 중 가격 측면에서  정부에 가장 유리한 입찰서를 제출한 입찰자를 계약대상자로 선정한다.

- 협상에 의한 계약의 경우에는 가격과 가격 이외의 요소를 종합 평가하여 정부에 가장 유리한 제안을 한 입찰자를 계약대상자로 선정한다.

□  낙찰자 선정 프로세스

○ 1단계 : 제안서를 최초평가하며 제안서의 수정은 불가하다. 제안요청서 에 ‘공급자는 협의 없이 선정 된다’라는 문구가 있는 경우에도 계약담당자는 추가 설명 또는 정정 요청이 가능하며,최종결정이 공급자 선정 위원회인 SSA(Source Selection Authority)'에 의해 바로 수행 될 수도 있다.

○ 2단계 : 제안서 최초평가를 바탕으로 사업범위를 구체화한다. 대화를 통해 사업범위를 구체화 할 필요가 있으면 최고점을 받은 제안서를 토대로 사업범위를 구체화한다. 우선협상대상 업체와  과거 실적과 약점 등에 관해 논의를 하며 이를 통해 정부는 제안서에 대한 이해력을 높일 수 있다. 사업범위 구체화 협의는 제안서 개정을 전제로 진행되며 가격, 기술적 요구사항, 일정, 계약 유형 및 그 외 계약의 조항 등이 주 대상이 되나, 2단계에서도 제안내용에 대한 수정은 허용되지 않는다.

○ 3단계 : 협의 및 최종결정이 수행되는 단계이다. 구체화된 사업범위를 충족하는 제안서는 모두 대상이 되며 가격조정 등에 대한 협상이 진행된다. 해당 업체는 제안서 개정본인 FRP(Final Proposal Revisions)의 제출이 가능하며 3단계의 절차를 통해 공급자 선정을 위한 결정이 완료된다.

(4) 계약협상 및 체결

□  계약협상을 통해 GSA의 협상목표 가격과 제안 가격과의 차이를 좁히고 제안자로부터 ‘최혜고객가격’을 성취한다. 통상 양자대면 형식으로 진행하나 경우에 따라 전화나 이메일로 협상하며, 계약관과 공급업체 협상대표간 협상이 완료되면 그 결과를 MAS 계약관의 감독관에게 보고하여 허락을 받는다. 공급업체 제안 가격이나 할인율이 협상 목표에 미치지 못하면 공급업체는 문서화된 설명서를 제출하고, 이를 계약관이 검토하여 협상방향을 다시 결정한다.

○  GSA의 수수료(IFF)는 제안 가격에 포함되어 있는 것으로 간주되어 제안가격에 수수료가 포함되지 않은 경우 업체는 계약관에게 이를 알려주어야 한다. 가격 외에도 품질보증 (Warranty), 납품조건(Delivery Terms),  정부상용구매카드(Government Commercial Purchase Card) 사용 가능 여부, 소기업하청계획 (Small Business Subcontracting Plan),  신속결재할인(Prompt Payment Discounts) 운영 여부, 수수료 산정방법 등에 대한 협상도 필요하다.

□ 계약관은 제안요청서의 모든 조건을 충족시키고, 가격 및 기타 조건에서 가장 우수한 제안자(공급업체)와 계약을 체결한다. GSA는 계약예정자에게 계약서 1부, 합의된 가격표 1부를 제안서에 송부하고, 공급자 물품 및 가격표를 받을 정부고객 주소록을 보내주며 제안된 가격표의 GSA 전산망 게재를 위한 지침서를 공급자에게 제공한다.

(5) 사후관리

□ 계약체결 후에는 홍보활동(Marketing) ☞ MAS물품 및 서비스 변경 또는 수정과 철회, 계약이행성과평가 (Evaluations of Contractor Performance) ☞ 이의 제기 순으로 사후관리가 이뤄진다.

○  계약이 체결된 업체는 실제 주문과 연결될 수 있도록 마케팅 및 홍보 전략을 본격적으로 수립해야 한다. 정부기관은 일방적으로 업체를 MAS 스케줄 참여 중단 시킬 수 있어 일반 상거래 계약과는 차이를 보인다. MAS 제도에는 정부기관이 그 계약상의 구속에서 책임을 벗어날 수 있는 여러 수단이 있는데  GSA의 임의적 스케줄 중단, 공급자 계약 불이행을 원인으로 한 GSA의 스케줄 정지, 그리고 GSA와 업체가 함께 스케줄을 취소할 수 있다.

○  담당 계약관은 계약이 종료된 후 계약이행성과에 대한 평가서를 작성하고 보존해야 하며 계약 이행 실적 평가 자료는 차기 계약 체결 및 연장, 제안서 평가등에 활용된다.

- 1998년 이후 체결된 $100,000 이상 계약은 계약 기간과 관계없이 계약이행 실적평가 의무화 대상이다.

- 1년 이상의 계약에 대해서는 중간평가를 실시하고 그 결과를 차후 계약 시 사용한다.

- 일반적으로 계약이행성과평가는 계약 체결 후 이행 업체 및 담당부서를 대상으로 하나, 계약이 연방형무소 산업 혹은 비영리 단체와 체결된 경우는 제외한다.

□ 실제 또는 예비 제안자는 제안요청서 및 계약체결 부결에 대한 이의제기를 서면을 통해 할 수 있음

○  MAS에서의 이의제기는 MAS의 이의조항에 해당하는 Contract Disputes Act of 1978에 따르며, 당사자가 Claim을 제출할 때 이의 제기가 시작된다. Claim이 효력은 ‘계약관이 이해하고 판단 가능한 정도의 자세한 상황설명’, ‘계약관의 판단이 필요한 청원’, ‘확정된 액수’,  ‘공급자 대표 증빙($100,000 이상)’ 등의 자료가 제출될 때 발생한다.

□ 통상적으로 경우에 따라 계약을 파기할 수 있다는 파기조항을 계약에 포함시킨다. 정부는 ‘정부의 요구사항이 변동 또는 취소되었을 경우’ 및 ‘공급자가 계약 사항을 완벽하게 이행 하지 못한 경우’ 계약을 파기할 수 있다.

○  정부 편의에 의한 계약 종료 (Termination For Convenience)

정부의 필요 요구에 상당한 변동이 있거나 필요가 없어졌을 때 계약관은 계약조건에 명시된 계약 파기 조항에 의거 계약 파기 절차를 진행할 수 있다. 양자 협상을 통하여 사후처리한다. (가격조정 및 재산의 처분)  정부고객은 주문/납품 지시의 취소가 가능하고 계약 자체의 파기는 GSA의 계약관에 의해서만 가능하다.

○  사유 있는 계약 종료(Termination For Cause)

다수  공급자의 계약 불이행 및 계약조건 위반, 또는 향후 성실한 계약 이행이 불투명한 경우 공급주문 취소와 계약 파기가 가능하다. 하지만 공급자가 계약의 불이행에 대해 천재지변 등의 정당한 사유를 들어 소청하면 수요기관은 이 사실을 MAS 담당 계약관에게 통보하여야 한다. 일반적으로 사유 있는 계약 파기는 공급자의 업적 평가 시 매우 부정적으로 작용하여 발주처(GSA)는 ‘편의에 의한 파기’보다 더욱 철저히 관리하고 있다. 계약이 파기되면 담당 계약관은 이를 공급자에게 서면으로 통보한다. 동 통보를 받으면 공급자는 즉시 계약이행을 중지한다. 여기서 유의할 점은 계약파기가 해당 공급자로부터 가격인하와 같은 사항에 대한 요구 권리를 정부가 포기 하는 것을 의미하는 것은 아니며, 정부의 이런 청구권은 계약이 파기된 후에도 유지된다는 사실이다.

3.3. 품질 관리 제도

(1) 개요

□  품질관리를 통해 수요기관은 적합한 물자나 서비스를 전달받아 사업을 수행하여 고객만족을 극대화할 필요가 있다. 그러므로, 입찰 준비단계부터 계약종료 및 관리 단계를 아우르는 조달 전과정에 걸쳐 정부 계약물의 품질 확보할 수 있도록 노력하고 있다.

(2) 사전단계

□ 낙찰자 선정 시 품질 관련 평가 요소

○  미국 연방기관의 조달 규정인 FAR에서는 협상에 의한 계약 및 시설 공사의 낙찰자 선정 시 가격 외에도 제품 및 서비스의 품질을 고려요소로 규정하고 있다. 구체적으로는 과거이행능력 평가 성적, 입찰 요건의 만족성 여부, 기술적 경영 능력 및 이전 경험 등을 들 수 있다.  보통 조달기관 공무원은 낙찰자 선정 시 적용되는 평가요소 및 이들 의 상대적 법령에 의해, 정부의 예산 집행이 이뤄지지 않는 경우를  제외하고는, 정부에 초래되는 비용 또는 가격, 그리고 과거 이행 경험과 성과 및 품질을 반드시 낙찰자 선정 평가 요소로 포함해야 한다. 그 외에도, 비용 실현성(cost realism), 관리능력, 기술적 우수성, 인적자원, 경험, 일정계획과 같이 적절한 요소들은 성공적인 조달사업의 이행을 위한 중요 요소로 사용될 수 있다. (FAR 15.304 참조) 대부분의 조달(부동산 임차나 취득을 제외한) 과정에서 낙찰자 선정 평가 요소들은 크게 두 개의 범주로 나눠질 수 있다. 첫째는 성공적 납품 및 공사의 수행에 대한 제안자의 계획에 관련된 것이고, 다른 하나는 업체 자체의 수행 능력에 관한 것이다.이런 평가를 통해 적합한 물자나 서비스를 공급하여 고객만족을 극대화할 수 있고 조달 품질 관리에 아주 중요한 요소라고 볼 수 있다. 세부적 요소들은 아래와 같다.

· 기술적 우수성 (Technical excellence)

작업, 기술, 과정 등 제안자가 사용할 방법의 적합성 및 우수성을 평가한다.

· 설비 (Facilities)

제안자가 작업에 투입하려하는 설비의 특성으로, 특수한 경우 정밀성, 성능, 용량, 그리고 배치의 적합성 등을 고려하여 조달 계약의 품질을 제고한다.

· 세부 일정 및 계획 (Schedule and detailed plan)

계약의 성공적 완성을 위한 제안자의 일정과 세부계획의 적합성, 현실성,기술적 건실성, 이해성등을 의미한다. 세부사항의 완성도, 실험의 시기와 기간, 계획된 작업의 연속성, 그리고 작업의 각 단계에 할애되는 시간 등은 기술 실패와 납기지연과의 연관성이 높기에 중요한 평가 요소로 생각할 수 있다.

· 관리계획 (Management plan)

제안자의 관리계획에 반영된 책임, 권한, 그리고 정보교환 조직체계의 정비 정도와 외부 변화에 대한 적응력과 하도급 등에 대한 문제 해결 능력등을 포함한다.

· 회사의 능력(Qualifications of the firm).

계약 공사에 포함된 어려움에 대하여 제안자가 인식하고 있는 이해의 정도를 말한다. 제안자가 특정 작업 수행시 발생 가능한 어려움이나 문제점들을 얼마나 잘 예측하는 지는 그 일의 완성도와 해당 업체의 업무 수행 능력을 반영한다.

· 핵심 인력의 자격 (Qualifications of key personnel)

회사 기술인력의 가용성과 관련교육의 수준, 적격성(competency), 그리고 관련 경험 등이 포함된다. 주요 행정 및 기술인력의 능력과 경험은 계약의 성공적 수행을 가능할 수 있는 훌륭한 평가 요소이다. 입찰초청서에 최소한의 자격기준을 명시하여 성공적 계약이행의 토대를 마련한다.

· 자원의 이용 가능성

자원의 적절한 선택과 활용 가능성을 말한다. 사용 가능한 자원을, 자회사 등 자체 조직 등을 통해 적절히 이용할 수 있는 시스템을 갖춘 제안자는 계약 이행 능력이 높다고 간주할 수 있다.

· 과거 수행능력(Past performance)

유사한 계약을 수행한 제안자의 경험과 성과를 의미하는데, 특히 시기의 적절성,기술적 성공, 원가관리(cost control), 등의 항목으로 이뤄져있다.  $100,000를 초과할 것으로 예상되는 경쟁적 협상조달에 있어 낙찰자선정의 필수적인 평가요소로 규정되어 있지만, 각 입찰별로, 과거 이행 성과가 해당 조달 계약의 적절한 평가요소가 아니라고 계약담당관에 의해 판단된다면 평가요소에 포함하지 않을 수 있다.

□ 품질 인증 제도

○  품질인증이란 시험과 검사를 통해 계약 이행에 필요한 품질요건을 제품 또는 공급자가 충족하는 지를 검증하는 제도이며, 품질인증제품목록, 품질인증입찰자목록, 품질인증제조업체목록,  등으로 나뉜다. 품질인증(qualification)은 계약체결 이전에 독립적으로 시행한다. 품질인증요건(QR,qualification requirement)은 연방표준과 규격 또는 군사규격 등에 반영되며, 인증시 요구되는 시험과 검사 기준, 절차등을 포함되어 있다.

· QPL은 해당 연방 표준, 연방규격 등의 규정에서 인증요건이  명시된 경우에만 적용 할 수 있으며 이를 통해 조달기간 및 비용을 감축하고 대응성을 개선하며 신뢰할 수 있는 공급원을 설정할 수 있을 뿐 아니라 시험·검사에 따른 납품 지연과 공급 업체의 부담을 방지 할 수 있다는 장점이 있다. QPL 적용 시 일반적으로 테스트 이행시 30일상의 납품지연이 예상되거나, 품질요건 합치 여부 검사에 적용이 어려운 특수장비를 요하는 경우, 또는 긴급 구조장비를 포함하는 경우 등을 들 수 있다. 단, 긴급상황 시 또는 QPL 이용이 계약 이행을 지체시키는 경우나 단순조달한도 미만의 제품 구매 시 또는 국외에서 구매되고 사용되는 제품, 재판매 품목의 조달 시는 QPL을 적용하지 않을 수 있다.

· 품질인증은 각 품질인증요건에 마련된 품질등급과 제품군별로 나눠서 진행한다. 품질인증에 필요한 시험은 정부 운영기관이나 계약 시험기관, 또는 자체 시설 및 계약된 시설을 보유하고 있는 제조업체나 공급자의 시험기관에서 시행한다. 제시한 시험시설과 장비에 대해 신청자는 승인을 받을 필요가 있으며, 자격심사 부서에 시험을 감독한다.

· 품질인증요건을 적용하는 조달계약의 경우 계약담당관은 QPL, QML, QBL등의 리스트에 등재된 업체만을 대상으로 입찰을 진행할 수 있으나, 해당 계약 요건을 충족한 것으로 판단된 자 역시 이에 포함 할 수 있다. QPL 등의 사전 LIST에 등재되지 않은 업체가 조달공고 후 조달에 참가하고자 의사를 밝히면, 계약관은 동 사실을 품질인증 부서에 통보해야하며, 품질 인증 부서에서는 품질요건 적합 여부를 먼전 검토한다.

(2) 계약단계

□ 품질 요건 설정

○  계약 품질 요건이란 제품 및 서비스의 품질과 관련된 기술적 요건과 계약 요건을 담보하는 다른 품질 관리 수단 등에 대한 조항들을 의미한다. 계약담당자는 반드시 계약 시 정부의 이익을 지키기 위한 시험과 보증 조항을 포함한 품질 요건 등을 포함해야 한다. 공급되는 제품은 반드시 품질 요건을 만족해야 하며, 품질 확인은 반드시 인수 전에 시행되거나 정부 직원의 관리하에 시행되야 한다. 상업용 아이템의 품질 확인은 검사과정에 대한 허가를 받기 전까지는 정부 검사를 대신해서 계약자의 현재 품질 확인 시스템을 사용한다. 미국정부의 이익을 보장하거나, 효율적 또는 경제적이라고 판단되는 경우 다른 기관에서의 품질 확인과 인수 확인이 이뤄질 수 있다. 계약부서는 물품 또는 서비스의 무결성을 보장하기 위해 필수적인 검사, 시험 및 기타 계약 품질 요건에 대한 기술 요건을 명시하는 활동을 담당한다.부적합한 사항이 없어야 하며 계약 행정이 유지될 경우 계약자가 계약 품질 요건을 충족하는지 확인한다. 계약 담당 부서의 의무사항으로는 정부 계약 품질 확인을 위한 효율적인 과정의 계발과 적용, 계약 물품 및 서비스가 계약 요건을 만족하는지를 입증하기 위해 필요한 모든 행위의 수행, 정부 계약 품질확인의 성격을 반영하는 기록의 유지, 제품과 제조 과정 그리고 요건의 적합성 판단에 대한 기록 유지, 세부적으로 명기된 지시사항에 대한 구현, 보다 효율적으로 작업을 수행하거나 불필요한 비용을 감축하기 위한 계약 및 요구사항들에 대한 수정 제안등이 있다. 마지막으로 계약자의 의무로는 제품 및 서비스 품질의 제어, 계약 조건을 만족시키는 제품 및 서비스에만 인수 요청, 원자재업체 및 부품 생산과 조립 업체의 품질 관리 체계 확인, 공급 업체가 계약 품질 요건을 준수함을 나타내는 근거의 유지하고 필요시 정부에 그러한 정보를 제공등이 있다. 계약자의 품질 관리 시스템은 제조과정, 설계도, 세부 규격, 공학적 변화, 시험 및 검사, 자산의 안정성 및 유지, 설계도와 규격 그리고 핸드북과 매뉴얼 및 다른 기술적 편찬물을 포함한 기술 문서, 제품 보호와 포장 그리고 표시등을 포함해야 한다. 일반적으로 계약자는 모든 시험과 검사의 진행에 책임을 갖는다.

○  계약 담당자는 입찰제안서 및 계약 요건에 품질 확인 요건들을 명시해야 한다. 계약 품질 요건의 유형과 정도는 각 입찰마다 다르며 인수 시 시험에서부터 품질 관리를 위한 폭넓은 프로그램의 구현까지 이른다. 갖는다. 가능하다면 입찰제안서 및 계약은 낮은 가격에 경쟁을 높일 수 있는 검사 방법을 대안으로 제시할 수 있다. 또한 정부의 이익에 대한 책임을 지고 기술적 요건을 담당하는 활동에 의해 승인된 대안에 대해 권한을 부여할 수 있다. 일반적으로 계약은 계약자가 시험에 대해 책임지도록 함에도 불구하고 정부에 의한 첫 시료 검사가 시행되는 경우 및 특정 장비가 필요해서 계약자가 그 시험을 수행할 수 없을때는 정부 단독에 의해 해당 검사가 수행될 수 있다. 계약에서 예외사항으로 규정된 경우가 아니라면 요구되는 시험은 계약자 및 하도급자의 어느 실험실에서도 수행될 수 있으며, 정부에 의해 받아들여지는 어떤 실험실에서라도 이뤄질 수 있다. 계약 품질 요건은 조달을 위해 정부에서 요구되는 품질 확인의 정도에 따라 4개의 카테고리로 분류된다.

· 상용품

상용품 구매시 물품 취득을 위한 관습적인 시장 실행이 공정중 검사를 포함하지 않는 한 인수 요청 전에 정부 검사의 대체로서 계약자의 현 품질 관리 시스템에 의존해야 한다. 정부에 의한 공정 중 검사는 상용품의 검사에 맞게 진행된다.

· 계약자에 의한 검사에 의존

정부는 10만 달러 이하의 금액 계약에 대해서는 검사 및 시험 시 계약자에 의존한다. 예외요건으로는 계약담당공무원이 판단하기에 정부가 직접 시험을 해야하는 경우로 이 때 고려요소는 구매되는 물품과 서비스의 특성 및 사용 목적, 결함 발생 시 예상 되는 손실, 불만족스런 교체 및 결함 수정의 가능성, 정부 검사 시 발생 비용 등이다.

· 표준검사 요건

표준 검사 요건으로는 고정 가격 공급 계약,비용 환불 공급 계약, 고정 가격 서비스 계약, 비용 환불 서비스 계약, 시간-재료-노동시간 계약, 고정 가격 연구 및 개발 계약, 가격 환불 연구 및 개발 계약 등에 관련된 규정을 넣어야 한다. 이들 조항은 정부에서 수용가능한 검사 시스템의 제공 및 유지, 작업 중 정부에 검사 권한 부여, 계약자의 검사 기록의 완벽한 유지 등을 요구한다.

· 고수준 계약 품질 요건

고수준 계약 품질 요건이 요구되는 경우, 계약 담당자는 해당 과정을 확립해야 한다.  이는 복잡하거나 매우 중요한 물품 구매 시  또는 기술적 요구사항이 높은 경우 등이다. 고수준 계약 품질 요건이 요구되는 경우 ISO 9001, ASME NQA-1,,ASQ/ANSI E4,  SAE AS9100, SAE AS9003, and ISO/TS 16949와 같은 규정을 포함한다.

□ 품질 확인

○ 정부계약의 품질확인은 적합한 시기와 장소에서 물자나 서비스의 계약 품질요건 합치여부를 결정하고자 시행한다. 물품 특성에 따라 2가지로 나눌수 있는데, 발송지 확인과 도착지 확인이다.

< 발송지/도착치 검사 이용 기준 >

○ 품질관리감독계획(quality assurance surveillance plans) 작성 시 과업명세서와 연계해야 하며, 동 계획은 감독에 필요한 작업과 방법을 구체화해야한다. 정부의 검사는 반드시 정부직원의 지시나 감독 하에 수행되며, 정부는 검사대상 물자를 식별하고 통제하기 위해 검사 합격/불합격을 나타내는 스탬프를 사용하기도 한다. 단순구매한도(10만 달러) 이하의 물품에 대해서는 물자의 종류, 수량,운영가능성, 손상, 보존, 표식, 포장등에 대해서만 도착지 품질확인을 실시한다.

< 미연방조달청(GSA) 사례 >

□ 인수

○ 인수는 따로 명시된 경우 및 다른 계약 조건을 적용하는 경우를 제외하고, 공급 물품이나 서비스가 적용 가능한 계약 품질 및 수량 요건을 준수함을 보증한다. 인수는 계약 조건에 따라 납품 전, 납품 시점 또는 납품 후에도 이루어질 수 있다. 공급 또는 서비스의 인수는 일반적으로 정부 계약 품질 보증 조치를 완료하기 전에 받아들여지지 않는다. 일반적으로 계약 담당관이 인수의 책임을 지지만 계약 담당 부서 또는 다른 기관에 그 책임이 이관된 경우 해당 기관에 의한 인수는 정부에 구속된다.각각의 기관은 인수 장소를 명시해야 하는데 정부 계약 품질 확인이 발송지에서 이뤄지는 경우는 발송지에서 인수를 하며, 도착지에서 이뤄지는 경우는 도착지에서 인수가 이뤄진다. 도착지에서 인수가 이뤄지지 않는 물품은 도착지에서 인수를 목적으로 한 검사를 받을 필요는 없지만 수량 및 운송 중 파손, 사기 및 교체 등을 위한 확인은 행해져야 한다.  검사 증명서의 사용이 정부에 이익이 되거나 경미한 손실이 있는 경우 또는 계약자의 명성으로 비춰볼 때 제공된 물품 및 서비스가 인수가능하고 결함이 문제없이 수정되거나 교체될 수 있다고 판단 되는 경우에는 계약 담당관의 재량에 따라 검사 증명서가 사용될 수 있다.

□ 보증

○ 정부 계약에서 보증의 목적은 결함이 있는 물품 및 서비스에 대한 정부와 계약자의 권리와 의무를 설명하고, 품질 성과를 높이기 위해서이다. 일반적으로 보증 조항은 정부의 인수와 관련된 조항과 대치되지 않는 결함의 수정에 대한 권리를 제공하며 인수 이후 세부 사건의 발생 및 사용과 기간 역시 제공한다. 보증을 통한 이익은 보증을 통한 비용에 상응해야 한다. 보증 조항은 의무가 아니지만 계약관이 보증을 사용할지 여부를 결정할 때는 제품 및 서비스의 특성 (복잡성과 기능, 발전 정도, 예술의 기술, 마지막 사용, 인수 전 결함 발견의 어려움, 결함 발생 시 잠재적 손해), 정부의 하자보증 관리와 집행 능력 (물품의 특성과 복잡성, 물품의 제안된 사용과 장소, 저장 기간, 발송지로부터의 거리, 결합 확정의 어려움, 결함에 대한 책임 추궁의 어려움), 거래 관행, 품질 보증 요건의 축소 등이 있다.

□ 결함있는 물자의 처리

○ 정부계약의 품질요건에 불일치한 결함있는 물품이나 서비스는 인수를 거부하는 것이 원칙이나 계약관이 판단하기에 정부에 이익이 된다고 간주되는 경우 예외적으로 결함있는 물품 및 서비스에 대해 승인 또는 조건부 승인이 가능하다. 계약자가 계약 기간내에 계약을 성공적으로 완수하지 못하면 계약해지(termination) 사유에 해당하며 계약자 귀책사유로 계약이 파기된 경우 정부가 재구매 추진 시 발생 된 초과비용을 계약자로부터 보상받는 것이 가능하다.

(3) 사후단계

□ 사후 계약 이행 평가

○  개요

사후 계약 이행 정보는 미래의 조달 계약 낙찰자 선정을 위해 축적 및 사용한다. 이 정보에는 과거 또는 미래 계약자의 좋은 성과의 표준 및 요건에 부합했는지, 비용 제어와 예측이 적절했는지, 일정관리가 적합했는지와 사용자의 만족도를 높이기 위해 잘 협조했는지, 데이터 베이스에 관련 내용을 잘 보고했는지와 사업 윤리등을 잘 이행했는지 등의 내용을 포함하고 있다. 관련 직원은 업체들의 과거 이행 실적을 모니터링 할 필요가 있는데, 이를 위해 the Contractor Performance Assessment Reporting System (CPARS) and Past Performance Information Retrieval System (PPIRS)을 사용하여 과거 이행 성과의 품질과 시기적절성을 측정한다. 과거 이행 성과는 작업이 완료된 후 또는 1년에 적어도 한 번 시행해야 한다. 과거 이행 성과 평가는 아래의 경우 의무이다. 10만 달러(건설은 70만 달러, 건축 공학 서비스는 3.5만 달러) 이상의 계약에 대해서는 의무이며 , 단 계약 수정으로 계약 금액 변경 시 최종 금액을 기준으로 한다.

○  평가 절차

일반적으로 평가 시스템은 기술부서, 계약 부서, 프로그램 관리 부서, 노동조건 합치 조언 부서(ALCA), 품질 확인 및 최종 사용자의 평가 내용을 제공한다. 과거이행평가의 책임과 역할을 명확하게 하기 위해 각 평가자는 필요 정보를 프로그램 부서, 계약 담당 부서, 회계부서와 최종사용자로부터 필요정보를 받을 수 있다. 평가 시 계약 및 주문의 목적에 대한 비기술적, 명확한 설명을 포함해야 한다. 계약자의 성과를 자세히 설명할수 있는 관련정보와 계약이 어떻게 수행되는지를 포함해야 한다. 평가 요소는 기술, 비용, 스케쥴, 관리 및 사업 관계, 법률 위반이나 탈세 등의 기타 요소로 구성된다. 그 외에 기타 하위 요소들을 사용할 수도 있으며, 평가 요소와 하위 요소들은 자세한 설명과 함께 5개의 등급으로 평가되어야 한다. PPIRS와 FAPIIS에 있는 정보를 3년간(건설은 6년) 사용할 수 있다. 평가 결과는 가능한 빨리 계약자에게 제공되야 하며, 계약자는 결과에 대한 이의 신청을 14일이내에 수행해야 한다.

○  평가 등급

등급	정의	부연 설명
탁월	계약 조건을 만족하고 정부의 이익을 극대화 하는 성과	최상 등급을 부여하기 위해서는 주요 사건을 정의하고, 계약자가 어떻게 정부에 이익이 되게 하였는지 자세히 설명해야 함
양호	계약 조건을 만족하고 일부 항목에 대해 정부의 이익을 극대화	양호 등급 부여를 위해서는 한 개의 주요 사건을 정의하고, 그것이 어떻게 정부에 이익이 됐는지 설명해야함. 주요 결점이 발견되어서는 안됌
만족	계약조건을 만족하는 성과. 일부 부수적인 결함이 발견되나 만족스럽게 수정되는 경우	만족 등급을 부여하기 위해서는 오직 부수적인 결점만 있어야 하며, 주요 결점이 있을 경우 정부에 영향을 주지 않게 모든 문제가 해결되어야 함
보통	일부 계약 조건을 만족하지 못하는 성과. 일부 결함에 대해 계약자가 완전한 해결책을 제시 못하는 성과	보통 등급을 부여하기 위해서는 계약자가 극복하기 어려웠던 문제의 각 항목별 한 개의 주요 사건을 정의하고,그것이 정부에 어떻게 영향을 미쳤는지 설명해야 함
미흡	대부분의 계약 조건을 만족하지 못하고, 적절한 시기에 복구할 수 없는 성과	불만족 등급을 부여하기 위해서는 계약자가 극복하기 어려웠던 문제의 각 항목별로 다수의 주요 사건을 정의하고, 그것이 정부에 어떻게 영향을 미쳤는지 설명해야 함

○  통합 정보 조회 시스템

(Past Performance Information Retrieval System)시스템은 과거 이행성과평가 정보의 범정부적 활용을 위해 2002년 구축 된 시스템으로 현재 미군 각 군 및 군수본부와 국방성 등 타 연방기관에서 사용된다. PPIRS의 목적은 계약자로 하여금 성실한 계약이행을 독려하고, 정부가 최적의 구매행정을 수행할 수 있는 기본적 수단을 제공한다. 이를 통해 계약이행능력과 책임성이 있는 계약자를 선정하여 결과적으로 계약관리 행정에서 최고의 가치를 실현할 수 있다. 10만불 이상의 계약 이행성과에 대한 평가기록이 동 시스템에 등재되며 이외에도 업무지시서 등의 타 정보도 포함된다. 평가 분야 및 지표는 아래와 같다.

<평가분야 및 평가지표>

<참고 : 사후 계약 평가 샘플>

4. 캐나다의 조달제도

4.1. 일반 현황

(1) 조직 현황

□ 캐나다의 중앙 조달 제도 및 법규를 책임지고 있는 Public Services and Procurement Canada(이하 PSPC)는 하원 의원 중 임명되는 장관과 차관하에 12개 본부 및 5개 지방 사무소와 1개 Special Oprating Agency로 구성되어 있다. 또한 우정 공사 (Canada Post) 등 8개 소속기관을 두고 개별 업무를 수행하고 있다.

<캐나다 PSPC 조직도>

○  직원 수는 약 1만 2천여 명으로, 매년 180억 달러의 예산을 집행중에 있다. PSPC에서는 연필에서 군사용 무기까지 구매하는데, 약 150억 달러의 집행 예산은 타 중앙 기관 및 조직으로부터 나온다. 조달 품목은 크게 4개 항목으로 구분된다. 전체의 약 42%를 차지하는 군수용품(군사용 무기 및 일반 군 상용품)과 복합 비군용 물품 및 서비스(11%), 기본 물품(20%), 기초 서비스(27%)이다. PSPC는 여러 가지 프로그램을 운영하고 있는데, Build in Canada Innovation Program을 통해서 혁신 제품을 구매하고 테스트한다. 이를 통해 기업들은 그들의 상품과 서비스 성과를 시험해 볼수 있는데, 2010년부터 약 135개 기업이 5천 6백만 달러 약 150 건의 계약을 체결할 수 있었다. 뿐만 아니라 중소기업 지원을 강화하고 있다. 계약금액 기준 매년 40% 정도의 금액이 중소기업에게 돌아간다. 또한 백신 구매 등을 통해 자치 영역인 비연방 지역에 대해서도 지원하고 있다.

○  PSPC는 부동산 및 건축 프로젝트,국가 항만,다리 댐 등도 관리한다. 또한 의회 및 대법원 건물의 유지와 보수에도 책임이 있다. 시장 가치로 약 70억 달러의 왕족 소유의 부동산 포트폴리오를 관리하고 있다. 1998년에 최초의 "대체 형태"계약을 체결한 이래로, 전국에 걸쳐 부동산 서비스를 제공하기 위해 민간 부문을 사용한 결과로 연간 2천만달러의 비용을 지불했다. 2001년부터 국회 건물 보존을 의해 18억 달러를 사용하였으며, 2018년까지 추가로 12억 달러를 사용할 수 있도록 승인받았다. Surplus Federal Real Property Homelessness Initiative 프로그램으로 노숙자들을 지원하는 사업도 추진하고 있다.

○  공무원 및 의회 직원을 위해 사무실 제공에도 책임이 있다. 연방 직원은 약 26만 명을 넘어서는데, 전 국가에 걸쳐 1천 6백여 곳 98개의 부서를 담당하고 있다. 최근 PSPC는 효율성 증대와 성과 향상에 중점을 두고 정부 일터의 현대 스타일로 재배치하는 것과 Workplace 2.0이라는 표준 디자인을 통해 업무 공간을 탈바꿈하고 있다. 2005년부터 시작된 공간 축소와 효율적이고 기능적인 표준 공간은 회계기준 2018년 까지 약 5.4억 달러의 가치를 창출한 것으로 평가된다. 입주자의 만족도는 계속 증가하고 있으며, 매년 1천 300백 개 이상의 리스 계약이 이뤄지고 있다.

○  지불 및 연금 관리도 PSPC의 업무 영역이다. 캐나다 정부 공무원 및 퇴직자의 각종 지불 및 연금 납부도 수행하는데, 2012년부터 46개 부서 직원과 관리자에게 1차 지불 및 BENEFIT SERVICES를 제공한다. 그 밖에도 정부 각 부처에 제공하는 언어 서비스와 정보 제공 그리고 기술 지원 서비스도 제공한다. 약 2000개 이상의 의회 미팅 등에서 번역 및 해석 서비스를 제공하여 효율성을 높이고 5천만 달러 이상의 비용 감축 효과를 봤으며, CANADIA GAZETTE의 100개 이상의 주제들이 매년 온라인상으로 편찬되고 편집되며, 16만 건 이상의 정부 게시판에 게재됐다.

(2) 계약 체결 현황

□ 캐나다 연방정부의 조달시장 규모는 대략 20조 원 내외로 나타나고 있다. 2014년 280억 달러 수준으로 최대를 기록한 이래, ‘15년 약 200억 달러를 기록했다.

<최근 5년 캐나다 연방정부 전체 조달 규모>

(단위 : 천 건, 백 만 달러)

연도	2011	2012	2013	2014	2015
건수	444	386	363	341	342
규모	16,033	15,149	14,552	28,460	19,843

○ 2015년 캐나다 연방 정부의 유형별 계약 현황을 금액 기준으로는 물품,서비스, 건설 분야가 30% 초반대로 비슷하나, 건수는 물품이 57%로 대부분을 차지한다.

<2015년 캐나다 연방정부 조달 유형별 계약 규모>

(단위 : 천 건, 백 만 달러)

구분	물품		서비스		건설
	건수	금액	건수	금액	건수	금액
규모	194	6,694	132	6,747	15	6,402
비율(%)	57	34	38	34	5	32

○ 2015년 캐나다 정부의 기관별 계약 현황을 보면 국방부가 약 49억 달러로, 최근 5년간 1위를 유지하고 있다. 그 뒤로 PSPC, SSC, CSA, RCMP등이 차지하고 있다.

<2015년 상위 5개 조달 계약 기관 >

(단위 : 건, 백 만 달러)

순위	기관명	건수	금액
1	NATIONAL DEFFENCE	74,980	4,974
2	PSPC	17,979	2,951
3	SHARED SERVICE CANADA	1,719	755
4	CANADA SPACE AGENCY	791	530
5	ROYAL CANADIAN MOUNTED POLICE	7,485	499

○ 2만 5천 달러 이상 계약건에 대해 계약 유형별로 살펴보면 경쟁 계약이 약 84%를 차지하고 있다. 전자 계약의 비중은 약 50%에 달하며, 비경쟁 계약은 약 15.4%에 이른다.

<2015년 계약 유형별 실적 >

(단위 : 건, 천 달러)

○ 그 외에도 물품,서비스,건설 각 분야에 대한 유형별 계약 실적을 보면, 경쟁 계약은 각각 74%,79%,99.5%를 차지하고 있다.

<2015년 물품 분야 계약 유형별 실적 >

(단위 : 건, 천 달러)

<2015년 서비스 분야 계약 유형별 실적 >

(단위 : 건, 천 달러)

<2015년 건설 분야 계약 유형별 실적 >

(단위 : 건, 천 달러)

○ 시설공사의 경우 경쟁 계약 및 전자 입찰의 비중이 월등히 높다.

(3) 조달 기본 원칙

□ 모든 PSPC 조달의 활동에서 하나의 원칙은 무결성(Integrity)이다. 이것의 하위 내용으로 인도 원칙(Guiding Principles)이 있는데 이것은 PSPC 조달 프로세스의 프레임워크를 제공한다. 모든 계약 담당 공무원은 이 내용이 매뉴얼에 명기되어 있던, 그렇지 않던 이 원칙들을 존중해야 한다.

○ 무결성 (Integrity)

모든 PSPC의 조달 활동은 개방성, 공정성, 정직성을 확보해야 한다.

○ 인도 원칙 (Guiding Principles)

조달 절차에 관계된 모든 요소들은 조달 각 단계에서 정직성과 신중함 그리고 투명성을 확보해야 한다.

① 고객서비스(Client Service)

· PSPC는 각 조달 과정에서 최고가치를 실현하는 가운데, 고객의 기능적 요구조건을 만족하기 위해 합리적인 노력을 해야한다.

② 국가적 목표(National Objectives)

· PSPC는 국제 무역 규정의 제한하에 확립된 조달 정책을 발전시킨다.

③ 경쟁성(Competition)

· 모든 조달 과정은 특정 예외를 제외하고, 경쟁성을 확보한다.

④ 평등한 대우 (Equal Treatment)

· PSPC는 모든 잠재적 입찰 참가자들에게 동일한 경쟁환경을 제공한다.

⑤ 책임감 (Accountability)

· PSPC는 모든 잠재적 입찰 참가자들이 같은 환경에 처할 수 있도록 해야 한다.

○ 정부 계약 수행은 아래의 요건들을 만족시키는 방법으로 시행되어야 한다.

① 공공 조사의 시험을 견딜 수 있고 공적 자금 사용에 있어 공정성이 확보되어야 한다.

② 기능적 요구사항을 존중해야 한다.

③ 장기 경제 발전 및 지역 경제 발전과 원주민 경제 발전을 비롯한 그 외의 적절한 국가 목표를 지원해야 한다.

④ 무역 규정하에 정부의 의무와 합치해야 한다.

(4) 계약 방법

□ 캐나다 정부는 물품 및 서비스 구매 시 경쟁 프로세스로 계약, Standing offer, supply arrangements를 이용하고 있다. 경쟁 계약은 접근성, 경쟁, 공정성을 통해 캐나다인에 대한 최고 가치를 구현하는 것을 목표로 하고 있다.

○ 계약 (Contract)

2만 5천 CAD 이상의 입찰에 대한 요건은  Government Electronic Tendering Service (GETS) 에 나와있다. 계약 담당공무원은 약 8만 여개의 전문적인 서비스를 구매 가능하다. GETS는 공급자가 입찰 기회를 검색할 수 있는 시스템인데, 무역 규정 상 의무적으로 해당 시스템에 등록해야하는 금액 기준은 아래 표와 같다.

2만 5천 CAD 이하의 입찰 건에 대해, 계약 공무원은 견적을 공급자에 직접적으로 요청할 수 있다. 이런 요건들은 PSPC에 의해 낮은 금액 조달로 간주된다. 이 경우 최대 가치를 실현하고 비용 효율성과 시간관리의 극대화를 위해 적절한 조달 전략을 수립할 수 있다. 경쟁 계약이든 비경쟁계약이든 다양한 공급 방법을 통해 낙찰자를 정할 수 있고, 주로 공급자는 the Supplier Registration Information system에서 선택되어 진다.

○ Standing Offer

Standing Offer는 연방 정부와 미래의 공급자 사이에 구속력이 없는 합의의 두 형태 중 하나이다. 이 합의는 미래의 잠재적 수요에 대한 조항과 조건들을 설명하고 있다. Standing Offer는 계약이 아니다. Standing Offer는 필요할 경우 정해진 가격과 조건하에 물건을 공급하겠다는 서약이다. Standing Offer는 계약 공무원이 반복적으로 같은 물품을 구매할 경우에 사용된다. 또는 특정한 목적으로 다양한 물품과 서비스가 필요할 경우에도 사용되는데, 실제 수요는 알 수 없고 구매는 납품 요청이 생성될 시에 발생한다. Standing Offer로 구매되는 상용품으로는 음식, 연료, 의약품, 타이어, 튜브, 문구품 및 사무실 용품 등이 있다. Standing Offer는 시간과 비용을 줄일 수 있는 매우 편리한 방법이다. 일단 Standing Offer가 체결되면 구매부서는 공급자와 직접적으로 접촉하여 물품/서비스를 구매할 수 있다. 정부 행정에 대한 비용이 줄어들고, 재고를 줄일 수 있는 장점도 있다. PSPC에는 5가지의 Standing Offer 유형이 있는데, 지역 및 중앙 부처의 수에 의해 영향을 받는다.

· National Master Standing Offer (NMSO): 캐나다 전체에서 이용

· Regional Master Standing Offer (RMSO): 특정 지역에서 이용

· National Individual Standing Offer (NISO): 캐나다 전체에서 이용

· Regional Individual Standing Offer (RISO): 특정 지역에서 이용

· Departmental Individual Standing Offer (DISO): 각 부서에서 PSPC를 경유하여 이용

○ Supply Arrangement

Supply Arrangement 역시 PSPC가 물품과 서비스를 조달하는 방법 중 하나로 계약이 아니다. Standing Offer와 마찬가지로, 조약에 서명함으로 인해 어떤 구속력도 발생하지 않는다. 수요부서에서 사전 자격을 갖춘 업체에 한해 특정 요구사항을 위해 입찰을 신청할 수 있도록 한다. 이것은 수요부서에서 기존의 정의된 요구사항과 가격을 일방적으로 받아들여야 하는 Standing Offer와 차이를 갖는다. 많은 Supply Arrangement에서 가격의 최대 한계가 있어, 수요 부서에서 특정 요구사항을 기초로 가격을 낮추는 협상이 가능하다. Supply Arrangement는 Standing Offer가 납품 시 다양한 변수들로 인해 적절하지 않다고 판단될 시 반복적으로 구매되는 상품을 구매할 때 사용된다. 이 방법은 시간과 비용의 절감이 가능한데, 사전 자격을 갖춘 업체가 선정되어 있고 특정 목적에 맞는 상품과 서비스의 요구사항이 먼저 규정되어 있기 때문이다. 또한 수요 부서로 하여금 경쟁 입찰을 진행할지 특정 요구사항에 대한 협상을 진행할지에 대한 유연성도 제공한다.

○ 비경쟁 조달

비경쟁 방식의 채택은 긴급성으로 인해 지연이 대중의 이익에 큰 해를 끼칠 경우, 특정 금액 이하의 조달인 경우(물품 및 서비스는 2만 5천 CAD, 건설 및 엔지니어링 서비스는 10만 CAD), 오직 1개의 입찰자만 해당 계약의 수행이 가능한 경우, 업무의 특성 상 입찰에 대중의 관심이 적은 경우(군사 프로젝트와 같은 국가 안보 관련 사항 등)에 한해 수행된다.

(5) 입찰 방법

□ 캐나다의 입찰 방식으로는 Invitation to Tender, Letter of Interest or Request for Information, Request for Proposal, Request for Quotation, Request for Standing Offer, Request for Supply Arrangement, Telephone-buy 등이 있다.

○ Invitation to Tender

이 방식은 아래의 4가지 요건을 충족할 때 사용한다.

· 입찰의 요구조건을 만족할 수 있는 업체가 2,3개 이상 존재할 때

· 평가가 매우 명확하게 정의된 평가 기준에 의해 수행될 수 있을 때

· 입찰자들이 공통의 가격 기반 여건을 가지고 있을 때

· 최저가격 입찰자가 협상없이 받아들여 질 수 있을 때

○ Letter of Interest or Request for Information

보통 제안서 준비에는 많은 비용이 드는데, 모든 잠재적 입찰 참가자로 하여금 요구 조건에 대해 알게 하고, 경쟁에 참여할 기회를 주기 위해 입찰서 요청 단계를 두 단계로 나누어 시행한다. 첫 번째는 RFP를 발급하기 위해, 공급자에게 입찰참여에 대한 관심과 자격 충족 요건에 대한 편지를 보내도록 요청한다. 이를 바탕으로 짧은 리스트를 작성한다. 이 과정은 많은 잠재적 입찰 참가자로 하여금 입찰에 대해 알게 하는데, 편지로 회신하지 않은 업체는 입찰에 관심이 없다고 볼 수 있다. 두 번째 단계는 세부 제안서를 제출하도록 리스트상의 업체들에게 RFP를 발급하는 것이다.

○ Request for Proposal

RFP 요청은 아래의 상황에서 사용한다.

· 오직 1개의 입찰자만 참여한 경우

· 요구사항의 어떤 측면에서 협상이 필요하다고 예측되는 경우

· 요구사항이 명확하게 구분되지 않고, 공급자들이 문제 해결이나, 요구사항, 목표등에 대해 제안하도록 초청된 경우, 계약자가 가격만이 아닌 제안된 해결책의 효율성에 의해 평가받는 경우

평가는 RFP에 설정된 기준에 의해 진행된다.

○ Request for Quotation

전화 입찰을 포함해서, 2만 5천 CAD 이하의 입찰에 대해 견적 요청 입찰을 시행한다. 견적 요청은  공급자에게 계약을 제안하는 것은 아니다. 계약 체결을 위해서는 제안과 승인이 필요하다. 하지만 2만 5천 CAD 이하라 할지라도 입찰을 진행하는 것이 더 낫다면 제안서 방식이나 입찰자 초청 방식을 사용할 수 있다.

○ Request for Standing Offer

Standing Offer는 계약이 아니면 물품과 서비스를 효율적으로 공급할 수 있는 효율적인 행정 수단이다. 공급은 미리 설정된 가격과 지불 방법 및 조건에 공급이 요청될 때마다 이뤄진다. Standing Offer는 구매 수량을 미리 알 수는 없지만 1개 이상의 수요 부서에서 반복적으로 같은 물품과 서비스를 주문할 때, 특별한 목적으로 어떤 상품과 서비스의 범위가 예상될 때 사용되며, 공급은 수요가 발생할 때 이뤄진다. 가격과 계약 조항들이 낙찰자에 의해 변하거나, 수요자가 최저 가격보다 더 나은 조건으로 협상할 의도가 있을 때는 사용되지 않는다.

○ Request for Supply Arrangement

수요 부서가 사전에 자격요건을 갖춘 업체군에서 입찰을 집행한다. SA 역시 계약이 아니며 문서에 사인을 한다해도 어떤 법적 구속력도 발생하지 않는다. SA는 상품이 정기적으로 조달되야 하는경우, 상품 및 지불 방법 등의 다양성으로  Standing Offer가 적당하지 않은 경우, 상품의 가격이 최고 가격으로 표현되는 것이 가장 적절한 경우, 수요자가 최고가격에서 협상할 필요가 있는 경우, PSPC가 계약 권한자가 아닌 구매 시스템 제공자로 기능하는 것이 효율적인 경우이다.

○ Telephone-buy

전화 구매는 RFP의 한 형태이다. 경쟁 계약은 5천 CAD, 비경쟁 계약은 1만 CAD 이하의 입찰에 대해서 전화로 견적을 요청한다. 입찰을 문서로 확정할 필요는 없지만  녹음을 해 둬야 한다. 전화상으로 입찰을 받아들이면, 계약을 문서로 확정한다.

4.2. 계약 절차

(1) 개요

□ 조달 과정은 크게 사전 계약 단계인 계획, 입찰 및 계약 체결을 포함하는 계약 단계, 계약 체결 후인 계약 관리 단계, 계약 종결 및 보증 회계 감사가 포함된 사후 계약 단계, 이렇게 총 4개의 단계로 구분한다.

① 계획	⇒	② 계약	⇒	③ 계약 관리	⇒	④ 사후 관리
요구 사항 및 적절한 조달 ·계약 방법 결정		낙찰자 선정 및 계약 체결		납품 관리 및 계약 수정		최종 계약 대금 지불 및 성과 평가

○ 계획 단계

· 재화 및 용역, 자금 조달 및 보안 요건에 대한 요청 양식 확인

· 요구 사항 및 분석 옵션 검토

· 작업 명세서 확인

· 환경 성능 고려 사항 파악

· 적절한 조달 수단 선택

· 지적 재산 고려 사항 확인

· 조달 전략 개발

· 경쟁력 없는 정당성 검토

· 평가 기준 검토

· 모집 서류를 작성

· 적절한 계약자 선정 방법 결정

· 조달 프로세스 승인

○ 계약 단계

모든 활동을 입찰 대상 선정부터  계약 체결 및 심의와 관련된 모든 활동을 포함하며 세부 활동은 아래와 같다.

· 경쟁 입찰 요청

· 사전 계약에 대한 공지 사항 게시 및 관심 공급 업체의 역량 확인 송부

· 비경쟁 제안서 요청

· 잠재 입찰자의 문의 사항에 대응

· 입찰자 회의 소집

· 현장 방문

· 경쟁 입찰 평가

· 비경쟁 제안서 평가

· 보안 무결성 확인

· 계약 체결

· 비낙찰자 들에 대한 설명

· 조달 결정에 대한 당면 과제에 대응

○ 계약 관리 단계

진행 상황 모니터링, 납품 추적, 지급 연기, 모니터링, 연습 옵션 등 다양한 활동이 있으며 아래의 예와 같다.

· '킥 오프'미팅(회의록)

· 태스크 권한 부여

· 작업 진행 상황에 대한 후속 조치

· 분쟁 해결

· 계약 수정

○ 서류  최종 작업이 포함되며 이 단계에서는 다음과 같은 일부 활동이 발생할 수 있다.

· 계약 최종 개정

· 마지막 지불에 대한 승인

· 최종 지불

· 납품 증명

· 반환 계약 재정 보안 및 방어

· 비용 변제  계약에 대한 감사 시작

· 모든 크라운 소유 지식 및 정부 보조 장비가 반환되는지 확인

· 계약자의 클레임 처리

· 계약 업체 성과 파악

· 고객 만족 확인

· 파일이 제대로 문서화되었는지 확인

· 문서 작업 종결

(2) 구매 절차

□ 요청서 정의

○ 요청서 제출

PSPC 직원이 수요기관을 경유하여 물품 및 서비스를 구매할 때, 수요자는 물품,서비스, 건설 계약 요청 신청서를 작성하고 해당 PSPC 지점에 제출해야 한다. 완전한 신청서를 제출하는 제출하는 것이 계약을 진행하는 가장 빠른 방법이다. 먼저, Form 9200 Requisition for Goods and Services and Construction을 작성하고,  Requisition Checklist로 확인한다.  Security Requirements Check List (SRCL)를 통해 필요한 검증 조항들을 쉽게 만들 수 있다. 작업 진술서와 기술 문서를 첨부하고, 완성된 요청서를 이메일 또는 해당 지역 적정 PSPC 지소에 송부해야 한다.

○ 요청서 검토

검토 시에는 조달 과정이 무난히 진행될 수 있도록 다음의 내용이 포함되어 있는지 확인해야 한다.

· 계약서에 합당하게 권한이 부여되었는지

· 추정 예산은 적절한지

· 재정 코드는 확인됐는지

· 송장과 배송 지시 사항이 제공됐는지

· 녹색 조달이 고려됐는지

· Comprehensive Land Claims Agreements (CLCA)에 적합한지

· 필요한 경우,  Security Requirements Check List (SRCL)가 고려됐는지

· 제시된 날짜와 스케쥴이 현실적인지

· 물품과 서비스가 적절히 정의됐는지

○ 요청 사항 정의

이 단계에서 가장 중요한 사항은 무엇이 필요하고, 무엇을 해야하며, 언제 어디서 사용되는지에 대한 질문이다. 계약담당 공무원과 수요 부서 직원이 해당 질문에 잘 대답할 수 있다면, 요구사항은 명확하게 정의될 수 있다. 그 외에도 몇 가지 고려요소가 있는데, 요구사항을 명확하게 했다면 다음에는 계약자들이 쉽게 이해할 수 있는 용어로 서술해야 한다. 많은 구매에서 최고 가치는 요구사항 정의 단계에서 결정된다. 품질, 서비스, 가격 등 여러 가지 요소들 사이에서 트레이드 오프를 해야할 수 도 있다.

□ 조달 전략 수립

조달 전략이란 물품, 서비스, 건설이 어떻게 조달되는지를 정의하는 것이다. 경쟁계약으로 체결할지 비경쟁 계약으로 할지, 적절한 경제적 지역적 혜택과 국가의 목표 실현을 어떻게 지지할지 등을 결정한다. 스탠딩 오퍼 사용시는 조달 전략은 매우 기본적이지만, 주요 프로젝트 수행 시에는 세부 사항까지도 다룬다.

○ 물품 구매

물품 구매는 2만 5천 CAD 이하에 대해 이뤄지고, 대금 지불은 주로 신용카드로 이뤄진다. 신용카드는 회계 감사 시 매우 편리하여 이용이 차츰 늘어나는 추세이다.  그 이상의 금액에 해당하는 구매 시에는 스탠딩 오퍼나 서플라이 어레인지먼트를 이용할 수 있다. 최대 금액은 개별 스탠딩 오퍼나 서플라이 어레인지먼트에 나와있다.  Treasury Board contracting limits 의 한도를 넘어서는 구매의 경우 Treasury Board의 승인이 필요하다. 해당 조약별로 한도 금액이 다른데, 이는 아래와 같다.

•$25,000 CAD - Agreement on Internal Trade (AIT)

•$28,900 CAD - (Canada/US) - North American Free Trade Agreement (NAFTA)

•$89,600 CAD - (Canada/Mexico) - North American Free Trade Agreement (NAFTA)

•$221,400 CAD - World Trade Organization - Agreement on Government Procurement (WTO-AGP)

○ 서비스 구매

서비스 구매 역시 각 규정에 따라 최대 구매 가능 금액이 있다.

•$100,000 CAD – 비경쟁 조달

•$400,000 CAD – 경쟁 조달

•$2,000,000 CAD – tender site 상 경쟁 조달

2백만 CAD 초과 시에는 Treasury Board의 승인이 필요하다. 2만 5천 CAD에서 10만 CAD 사이의 비경쟁 서비스 계약 시,  Government Contracts Regulations와 반드시 따라야 한다. 비록 여러 개의 공개 경쟁 조달이라 할 지라도 한 개 업체로부터는 2만 5천 CAD 범위 내에서만 구매할 수 있다. 서비스 계약은 기술 및 성과 스펙이 물품보다 훨씬 중요해 물품 계약보다 다소 복잡한 경향이 있다.

□ 입찰 요청

입찰 요청은 크게 두 가지 방법으로 가능하다 하나는 전자 입찰 사이트인 Government Electronic Tendering Service (GETS) 에 입찰 공고를 하는 것이고, 두 번째는 입찰 및 제안 요청서를 사전 인증된 공급자 리스트(Supplier Information (SI))상의 공급자에 직접 보내거나 무역 전문 저널에 광고를 하는 것이다.

○ 공급자 찾기

SI에는 연방 정부 물품 및 서비스 조달과 관계된 업체 약 11만 여개가 등록되어 있다. 법명 또는 실사용되는 이름이나 주소, 조달 사업 번호, 또는 전화번호, 회사가 공급하는 품명 등으로 검색이 가능하다. 이 사이트는 연방 정부 중앙 조달 시스템으로 기능하고 있으며, 많은 공급자들로하여금 등록하도록 독려되고 있다.

○ 무역 협정 요구사항

North American Free Trade Agreement (NAFTA)dhk the World Trade Organisation Agreement on Government Procurement (WTO-AGP) 대상 입찰은 GETS에 반드시 공고되어야 한다. Tenders minisite에 경쟁 입찰로 공고된 건은 200만 CAD 이하 서비스 입찰은 각 부서에서 직접 구매할 권한을 갖는다. AIT 대상 서비스 입찰은 10만 CAD 이상의 경우 반드시 Tenders minisite에 공고되어야 한다.

○ 기타

제안된 조달 공고(Notices of Proposed Procurement (NPP))는 곧 있을 입찰의 공급자를 광고하는 Tenders minisite에 되는데, NPP는 공급업체들이 입찰 서류를 주문할지 결정할 수 있는 세부정보들을 포함하고 있어야 한다. Advance Contract Award Notices (ACAN)는 경쟁 없이 정부가 계약하고자 하는 선택된 업체들을 광고하는 공지이다. 조달에 참여하고자 하는 업체는 제안된 단독 입찰에 도전할 수 있다. 만일 이 도전에 성공한다면 업체는 응찰이 가능하다. 구매자는 입찰 공고 서류를 각각의 경쟁 입찰에 따라 Tenders minisite에 공고해야 한다. 모든 입찰 서류는 각각의 NPP에 따라 동시에 공고되어야 한다. 공급자는 Tenders minisite에서 입찰서를 보고 다운로드 할 수 있으며, 구매자들은 공고를 개별 업체에 직접 보낼 수는 없다.

□ 입찰 심사

입찰 심사 계획은 입찰 신청 전에 수요 부서와의 합의에 따라 협의과정중에 만들어진다. 입찰 심사 계획의 목적은 아래의 사항들에 대한 명확한 문서화 작업에 있다.

· 입찰 심사 기준

· 각 요소에 대한 가중치 부여

· 어떤 입찰이 최적으로 요구사항을 만족하는지 채점하는 방법

· 입찰 심사 기준이 계산되어진 채점 등급

평가 계획은 평가 과정의 공정성을 검사할 수 있는 기초이다. 평가 계획의 세부 사항은 오직 기관 내부용으로만 사용가능하다. 그 어떤 환경에서도 제안서 제출이 완료된 후에는 평가 계획이 수정될 수 없다.

○ 평가 계획은 평가 방법, 평가 기준, 하위 평가 기준, 상대적인 가중치 부여와 낙찰자 선정 방법등이 포함된다. 입찰 심사 기준과 계약 업체 선정 방법의 개발은 조달 과정에서 중요한 단계이다. 계약 공무원과 의뢰인은 입찰 신청 전 세부 사항을 정하기 위해 긴밀하게 협력해야 한다. 모든 입찰에 대한 완전하고 공정한 고려를 보장할 수 있는 제안 평가 및 차별화 기준을 개발해야 한다. 입찰 심사 기준의 개발과 낙찰자 선정 방법 선택 시 많은 요인을 고려해야 한다. 여기에는 다음이 포함되지만 여기에만 국한되지는 않는다.

· 요구 사항의 본질

· 명확하고 간결한 방식으로 요구 사항을 명확하게 표현할 수 있는 클라이언트 권한

· 관련 평가 기준을 파악할 수 있는 능력

· 얼마나 현실적이고 측정 가능한지 여부

○ 입찰 평가 종류

입찰 평가 팀은 입찰서에서 제시된 요건에 따라 기술제안을 평가한다. 여기에는 3가지의 평가 방법이 있다.

· Minimum mandatory criteria requirements only : 제안서에 명시된 모든 의무 요건을 만족해야 함

· Point-rated criteria requirements only : 점수로 평가되는 기준에 대해 최소 점수를 만족해야 함

· Combination of minimum mandatory and point-rated requirements : 위의 두 가지 사항을 모두 만족해야 함

□ 낙찰자 선정

○ 최저가 기준 낙찰자 선정

의무요건을 만족하는 제안만을 대상으로 하며, 유효한 제안 중 최저가를 제시한 자를 낙찰자로 선정한다. 보통 낙찰자와 비낙찰자 사이의 차이는 5%내외인 것으로 나타나는 데 그렇기에 최저가 입찰 시에는 가격에 신중을 기해야 한다.

○ 최고 가치 기준 낙찰자 선정

요구사항은 주로 의무요건과 점수 평가 요건을 포함한다. 점수 평가 등급이 결정되면, 낙찰자 선정은 취득 점수 대비 최저가를 제시한 입찰자를 기반으로 결정된다. 이 값은 제시 가격을 기술평가점수로 나눠서 얻는다. 이 방법 외의 다른 방법으로 평가도 가능하며, 입찰 공고 시 반드시 그 기준이 정해져 있어야 한다.

○ 최고 기술 제안 기준 낙찰자 선정

이 방법은 약정 예산 내에서 최적의 기술적 해결책을 찾고자 할 때 사용된다. 어떤 문제의 해결이나 목표의 달성 방안을 찾고자 할 때 이 방법을 사용한다.

□ 계약 체결

계약체결은 입찰 및 평가 완료 후, 입찰 유효 만료 일 전 언제라도 이뤄질 수 있다. 계약 서류는 입찰 방법에 의해 달라진다.

○ 정부 구매 카드

정부 구매 카드는 조달 공무원이나 직원에게 정부 물품 구매를 위해 5,000 CAD 범위 내에서 사용이 허용된다. 정부 계약 중 가장 단순한 방법으로 일반인이 백화점에서 신용카드로 구매를 하는 것 만큼 간편하다.

○ 구매 요청

구매 요청은 견적 요청 시 승인된다. 견적 요청은 전화로 시작되고 문서화하여 확정한다.

○ 비낙찰자에 대한 통보

계약이 성사되면 계약 담당 공무원은 비낙찰자에 이 사실을 통보해야 한다.

○ 공급자 사후 보고

Treasury Board Contracting Policy 및 기타 국제 무역 협정에 의거하여 모든 공급자는 경쟁 과정을 거친 계약 체결 과정 일체에 대한 사후보고 내용에 대해 접근할 수 있다.  여기에는  supply arrangements and standing offers도 포함된다.

○ 사후 보고 내용

사후 보고 내용은 아래의 내용을 포함해야 한다.

· 낙찰 업체명

· 확정된 계약 금액

· 낙찰 업체의 전체 평가 결과

· 입찰 실패 사유 및 평가 기준 및 선정 방법론

· 낙찰자의 강점에 대한 적절한 정보 (단, 영업 비밀과 관련된 내용은 절대 포함해서는 안된다.)

○ 이의제기

낙찰에 실패한 모든 입찰자에게 어떤 상환 청구가 그들에게 가능한지 알려줘야 한다. 계약 수행 상에 대해 클레임을 걸고자 하는 업체는 아래의 방법들을 사용할 수 있다.

· Canadian International Trade Tribunal (CITT)

CITT 가 특정 조달 사항에 대해 조사할 권한이 있는지 여부는 조달 수행 기관, 추정 가격, 조달되는 상품, 서비스, 건설의 성질에 의해 결정된다.

· Office of the Procurement Ombudsman (OPO)

추정 가격이  the Agreement on Internal Trade 상의 설정 금액 이하일 경우에는 OPO에서 검토할 권한을 갖는다.

□ 계약 관리

다음 사항이 만족될 때 정상적으로 계약이 종료된 것으로 본다.

· 확정 계약 주문 및 계약등이 명확하게 수행되고, 모든 물품이 계약서에 진술된 기준에 따라 납품되어졌을 때

· 구매자가 물품을 납품받고 승인한 후 지불방법과 가격대로 지불하였을 때

아래의 사항들에 해당될 때 불완전한 계약으로 본다.

· 납품 및 검수와 지불이 이뤄지지 않았을 경우

· 계약이 회계 대상인 경우. 이런 계약은 최종 수정 계약 확정 전에 비용 및 이윤의 수정 및 확정이 필요하다. 비용 변제 계약은 계약자가 의무적으로 원가 계산을 계약 완료 시, 장기 계약의 경우에는 매년 계약 담당 공무원에게 제출할 것을 요구한다. 최종 수정 계약은 감사 보고서 상 논란 물품에 대한 협상, 또는 회계 결의안의 결과에 의해 확정된다.

· 계약 종결 활동이 진행 중인 경우. 이런 계약은 계약 종료의 일부로서 계약 종료 공지 등의 특별한 과정을 필요로 한다. 계약 종료 활동의 종류는 계약의 사유 예를들면 편리함이나 결함 상호 협의 등에 의해 결정된다.

· 지적 재산권 문제가 있는 경우. 정부가 보유하고 있는 사항에 대한 연구,개발을 포함하는 계약은 지적 재산권의 소유, 디자인 및 데이터에 대한 권리, 특허, 지적 재산권 사용 면허 등을 요구한다.

□ 계약 종료

어떤 이유든 계약을 종료할 필요가 있을 경우, 반드시 법적인 검토를 거쳐야 한다.

○ 편의를 위한 종료

때때로 편의를 위해 계약을 종료해야 할 때가 있다. 예산이 감축되었거나, 정부 프로그램이 취소되었을 때, 상품 및 서비스가 필요 없어졌을 때 등이 이에 해당한다. 종료 공지나 편지가 반드시 계약자에게 보내져야 한다.

○ 계약 불이행으로 인한 종료

계약자가 계약을 위반했을 때, 주로 성과가 미흡하거나 납품이 지연되었을 경우 등이 이에 해당한다.

○ 상호 동의에 의한 종료

때때로 처벌이나 이의제기 없이 계약자와 구매 부서에서 계약 종료에 동의하고 구매 부서는 계약의 전부 또는 일부의 종료를 요청한다. 계약자는 비용 지출이 없었거나 최소한의 경비를 사용한 상태이고 그 어떤 이의제기도 하지 않으며, 정부에 비용이 부담되지 않는다. 상호 동의에 의한 계약 종료는 정부가 결함에 의한 계야 종료를 선언하여 정부에 최적으로 이익이 되거나, 계약자가 계약의 일분 또는 전부에 대한 취소 및 축소로 인해 따르는 추가 비용에 대해 요구하는 경우에는 사용될 수 없다.

○ 계약자 요청에 의한 종료

계약자는 계약을 수행함에 있어 손실이 예상된다 할지라도 계약 종료가 허용되지 않으며 계약을 완전히 수행해야 한다. 다만 추가 과업에 대한 추가 비용이나 정부의 귀책 사유로 인한 손실 비용에 대해서는 추가 지불을 요청할 수 있다. 계약자가 계약 의무 수행을 거부할 경우 계약 불이행에 대한 종료가 고려되야 한다.

○ 재정 보증금 관련 문제

만일 계약이 계약 보증금에 의해 보호되고 있다면, 법률 서비스의 조언 없이 계약 종료가 되어서는 안된다. 계약이 보증 채권에 의해 보호되고 있다면, 이는 채권 회사와도 계약상의 관계를 맺고 있기 때문에 계약이 종료되어서는 안된다.

○ 재정 보증금 관련 문제

만일 계약이 계약 보증금에 의해 보호되고 있다면, 법률 서비스의 조언 없이 계약 종료가 되어서는 안된다. 계약이 보증 채권에 의해 보호되고 있다면, 이는 채권 회사와도 계약상의 관계를 맺고 있기 때문에 계약이 종료되어서는 안된다.

○ 계약 분쟁의 해결

정부 각각의 계약 부서는 계약 분쟁 해결을 위한 고유한 방법들을 가지고 있다. 만일 계약 분쟁 절차에 대한 정보를 얻고 싶다면, 개별적으로 상담을 받아야 한다. PWGSC's Business Dispute Management Program 의 목적은 PCGC가 계약 권한을 갖고 있는 계약 분쟁에 대해 지원하는 것이다.

4.3 품질 관리 제도

□ 개요

연방정부 중앙조달기관인 PSPCS는 정부 계약 물품 및 서비스의 품질관리 만을 전담하는 부서를 두고 있지 않다. 계약 담당 공무원이 수요기관과 긴밀하게 협조하여 품질관리를 수행하고 있다. 기술직 관련 공무원들이 입찰서류의 작성이나 사전·사후 품질검사, 부실제품 납품으로 인한 클레임 및 분쟁 등의 문제에 대해 주로 관여한다. 다만 캐나다 일반표준원(CGSB, Canadian General Standards Board)에서 물품/서비스에 대한 표준을 정하며, 표준에 따라 적합하게 생산되었는지 제품 및 제조시설에 대한 인증 작업을 수행하고 있다. 비록 일반 표주원의 표준이 강제성이 없을지라도, 입찰 시방서에 일반 표준원의 표준이 사용되거나, 업체 자체의 품질관리 계획 제출 시 품일반표준원의 인증서가 요구되는 경우가 있어 실효성이 있다고 볼 수 있다. 캐나다 정부의 조달  물자 및 서비스의 품질 관리가 우수하다고 평가받는데는 품질에 대한 시험검사의 전문성이나 우수한 시스템 확립보다는 업체의 과거 이력이 상세히 기록된 조달 업체 정보 관리 시스템인 VIMS(Vendor Information Management System)가 잘 갖추어져 있어 입찰 과정에서 부실업체가 걸러지기 때문으로 보는 것이 일반적인 시각이다. 캐나다 정부는 이 시스템을 통해 업체의 재정능력, 과거실적과 같은 내용에 대해 형식적인 점수제가 아닌 실질적인 내용을 검사하여 시스템 운용의 효용성을 높이고 있다. 또한, IT소프트웨어 개발과 같이 특별한 시설과 장비 없이 생산이 가능한 무형물(서비스) 구매에 있어, 업체의 과거 성과실적과 재정상태(수입지출 내역) 및  전문인력 고용현황(과거 수 년간의 급여지급내역) 등을 심도있게 평가하여, 조달 물자 및 서비스의 품질을 제고하고, 검증된 업체만 조달 시장에 참여할 수 있는 여건을 조성하고 있다. 정부 조달 참여 업체 역시 정부 시장이 민간시장보다 마진이 낮을지라도 거래규모나 현금 지급등의 메리트등이 커서 정부조달에서 퇴출되지 않기 위해 품질 관리에도 최선을 다하고 있다.

○ 품질관리 관련 규정

캐나다 연방 정부의 조달계약에 모두 적용되는 표준구매약관 (SACC, Standard Acquisition Clause & Conditions)에 따르면, "물품이 계약내용에 부합되지 않는 경우 정부는 수령을 거절할 수 있고, 계약업체는 자기 비용으로 보완해서 납품해야 한다"고 규정하고 있으며, 정부 조달계약 업무지침서인 공급매뉴얼(Supply Manual)에서는 “수요기관은 구매요청서에 물품 품질관리의 수준과 품질검사기관(품질관리기관)을 명시” 하도록 하고, 이러한 사항에 대하여 수요기관과 계약관이 협의를 통해 확정하도록 규정하고 있다.

□ 품질 검사 단계

○ 사전 품질검사

주로 입찰참가 서류에 CGSB에서 운영중인 품질인증 프로그램에 의한 인증을 포함하도록 요구한다. 평가팀에서 입찰 참가업체의 생산시설을 미리 방문하거나 검사를 위해 제품 샘플을 제3의 시험기관에 의뢰하기도 한다.  기존 생산 물품에 한하며, 생산시설을 방문 시 수요기관의 기술공무원과 계약 담당 공무원이 동행하며, 검사비용은 수요기관에서 부담한다.

○ 낙찰이후 품질검사

낙찰 업체는 계약체결후 일정 기한내에 샘플을 수요기관으로 보낸다. 해당 샘플은 입찰공고서에 지정된 정부검사기관 또는 제3의 외부 공인검사에 검사 의뢰하고, 합격한 경우에 한해 계약을 진행한다. 이러한 방식은 계약 물품의 생산을 위해 기존 생산라인을 변경이 필요해 비용부담이 발생되는 경우에 사용되며, 검사비용은 수요기관에서 부담한다. 의뢰받은 검사기관으로부터 검사결과 보고서를 받은 계약 담당 공무원은 수요기관의 기술 공무원과 협의해서 합격여부를 결정한다. 대량 납품 또는 장기 납품의 경우, 낙찰 업체는 계약체결일로부터 일정한 기일내에 자체 품질관리계획을 수립하여 수요 기관에게서 승인을 받아야 하며, 사후에 정부가 점검하기도 한다. 조달 업체의 품질관리계획은 자체 품질 관리 계획뿐 아니라 하도급자의 품질관리계획까지 포함되어야 하고, 하도급자의 품질 관리 이행에 대한 책임도 주계약 체결기업에서 진다. 납품이 계속되는 중에도 생산시설 방문이나 물품의 시험 검사가 이뤄지기도 한다.

□ 품질검사 방식

○ 공무원(검사관)에 의한 검사

검사업무는 PM(Project Manager)의 판단에 의해 일정기간 외부인력을 outsourcing하는 경우와 기술직 공무원(technical officer)이 직접 수행하는 경우가 있다.  대형 프로젝트의 경우 프로젝트 완료시까지 한시적으로 외부전문가를 채용하고, 이 담당자가 계획단계와 공장검사 및 제품검사와 사후 A/S관리 등을 담당한다. 외부전문가는 정부와 공급계약(Supply Arrangement)을 맺은 전문가 Pool에서 경쟁(인터뷰 또는 가격 offer등을 중시)을 통해서 선발되며, 이들에 대한 비용은 project 예산에 기 반영되어 있다. PSPC의 대급지급전에 검사관이 제품 확인 후 서명한 확인서가 필요하다.

○ 계약자의 품질관리계획에 의한 검사

업체는 제품에서 무작위로 충분한 양의 샘플을 채취하여, 절반씩 자체검사와 제3의 전문기관 검사를 병행해야 한다. 제3의 전문검사기관은 독립성 기관이며, 캐나다 표준위원회(Standards Council of Canada)의 승인을 받은 시험기관 또는, ISO 17025:1999 시스템 운영 연구소여야 한다. 검사기관은 제품 사양서 상 모든 항목에 대해 테스트해야 하는데, 사양서 상 ‘Qualification Test only’ 항목은 검사할 필요가 없다. 제품 시제품 검사는 조달계약 체결 6개월 이내에 시행된 경우 면제된다. 계약자는 독립시험기관의 검사결과 및 자체검사 결과에서 허용하기 어려운 수준의 오차가 발생 시 그 근본 원인의 분석과 수정, 보완에 책임이 있다. 6개월에 1회 이런 샘플링 테스트가 수행되야 하며, 검사에 대한 분석보고서를 계속 보관해야 하고, 정부 QAR (Quality Assurance Representative)에서 요청시 열람 가능케 제공해야 한다.

□ 품질인증제를 통한 품질관리

○ 캐나다 일반표준원 (Canadian General Standards Board)

일반표준원은 PSPC 산하 독립기구로서, 자체 표준의 개발과 개별 제품 및 제조시설에 대한 적합성 인가 업무를 국립표준위원회(National Standard Council)로부터 승인 받았다. 또한 개별 업체의 신청 시, 특정 품목의 표준 적합 여부에 대한 증명서 발급 업무도 수행하며 국립표준위원회로부터 매년 감사를 받고 있다. 정부에서 유일하게 표준개발 및 인증서를 발급하고 있으며, 표준 매뉴얼을 판매하고,  업체 품질 인증 수수료를 받아 운영하고 있다.  또한 캐나다 일반 표준원 교육 이수자 및 시험 합격자에 대해서는 연방물품관리 전문가 자격증과 연방조달 전문가 자격증을 발급한다. 일반표준원의 인증서는 해당 기업의 제품과 제조 시설의 우수성을 담보하여 정부 뿐 아니라 민간 바이어들도 해당 프로그램을 많이 이용하고 있으며, 정부 조달 시 시방서에 캐나다 일반표준원의 인증을 요구하는 사례가 빈번하다.

○ 표준 개발 업무

표준개발은 약 100여개 이상의 품목별 전문 위원회에서 3천 6백 여명의 민간/정부 전문가들의 자발적 참여를 통해 이뤄지고 있다. 위원회 회원은 투표권 보유 회원과 의견 제시만 가능한 회원으로 구분되고, 위원회 활동 참가가 부진하거나 불량한 회원에 대해서는 자격을 박탈하기도 한다. 약 1천여개의 표준이 개발되어 있는데 주요 표준은 아래와 같다.

○ 품질 인증

· 시험검사

품질 인증을 받고자 하는 업체는 신청수수료와 공인 시험기관의 검사 성적서를 첨부하여 신청서를 제출해야 한다. 시험성적서의 발급일은 신청서 제출일로부터 5년 이내의 것으로, 정확한 모델 번호, 판매 가격 등이 있어야 하고 재시험을 통한 합격 물품의 경우 테스트 샘플의 바뀐 부분을 명시해야 한다. 최초 검사 시 제품을 구성하고 있는 부품과 부품 사이의 결합상태에 대해 표준의 모든 요건에 적합한지 검사해야 하며, 승인받은 후에도 5년마다 표준의 핵심사항에 대해 시험검사를 실시해야 한다. 캐나다 일반표준원 합격 제품에 대해서는 품질목록 고유번호 (Qualification Listing Number)가 부여된다. 해당 제품은 품질 프로그램 목록인 QPL(Qualification Program List)에 등재되고 정부와 민간부문 구매 담당자들에 베포되어 영업에 도움이 된다. 동 인증서의 유효기간은 5년으로, 유효기간 내에는 상시 오퍼 기간이 지나 새로운 입찰 시에도 사용할 수 있다. 증명서는 합불만을 표시하며, 등급은 기재되어 있지 않다.

공인 시험기관이란 캐나다일반표준원의 “실험실 인증프로그램” 또는 캐나다 표준위원회(Standards Council of Canada)에 의하여 ISO/IEC 17025로 인가받은 실험실을 말함

· 제조시설 점검

제품의 표준 인증은 ISO 9001:2000에 따른 생산과정의 평가도 포함하고 있다. 제조시설 품질관리시스템에 대한 감사가 연 1회 시행되는데, 품질관리체계가 표준규정에 맞게 실행되는지 여부 점검과 적정 재료사용등에 대한 회계감사 등을 포함한다. 제조시설 품질관리시스템이 CGSB로부터 인가를 받은 기관에 의하여 등록된 경우에는 감사가 면제되거나 빈도를 줄여 주기도 한다. 감사는 캐나다 일반표준원 내 부서인 Conformity Assessment Division에서 담당하며, 캐나다 일반표준원 자체직원 또는 외부 전문가가 감사를 수행한다.

□ 불량품에 대한  이의 제기 및 재발방지 체계

○ 계약자로부터 납품된 물품과 용역에 하자가 있는 경우, 수요부서는 수령 후 15일내에 조달업체에게 해당 사항을 통보해야 한다. 실제로는 PSPC 계약관을 통해서 통보하는데 동 사실의 통지만으로 개선이 이루어진 경우 계약 담당 공무원은 그 사례와 근거에 대한 기록을 남겨야 한다. 조달업체 정보관리 시스템(VIMS, Vendor Information Management System)에 등재하려고 하는 경우에는 담당 국장의 승인을 얻어야 하고 계약번호와 계약대상, 불량 발생 내용 및 계약자의 사후조치내용과 효과등에 대해 기록한다. 또한 계약자가 탁월한 실적을  보이는 경우에도 해당 내용을 기록한다. 불량이행에 대해 시스템에 등록하려는 경우 계약자에게 통보해야 하며, 계약자는 10일내에 이의를 제기할 수 있고, 수용여부는 담당 국장의 판단 사항이다. 기록의 유효기간은 7년이며, 7년 후 업체의 요청 시 삭제 가능하며 삭제되지 않아도 업체에 영향을 미치지 않는다. 조달업체에 대한 과거 실적 평가 결과를 토대로, 낮은 평가의 수차례 반복 및 중대한 부실 발생 등의 경우, 장래의 문제발생 예방차원에서 조달 업체 성과 개선조치(Vendor Performance Corrective Measures)를 취한다.

· Debarment

적격업체목록(illegible vendor list)를 통해 계약담당 공무원들이 이를 알 수 있게 하고, 업체가 부도발생 등으로 문제발생시 적격업체목록에서 삭제하며 이를 업체에 통보한다.

3년의 범위내에서 기간을 정하여 정부 조달 참가 불가

· Suspension

반복적으로 정부조달 시 불량이행이 발생했거나, 중대한 불량이행이 발 생하여 정부에서 이에 대해 조사중인 기업의 경우에는, 조사 종료시까지 일시적으로 정부 조달 참가 불가

· Condition

부실 제품 납품의 원인이 하청업체 일 때, 그 원인을 제거할 때까지는 정부조달에 참여하는 것을 잠정적으로 금지

· Probation(보호 관찰)

처벌을 받은 업체에 대해 3년의 범위내에서 일정기간을 보호관찰 기간으로 설정하고 불량업체를 모니터한다. 보호관찰 기간은 3년간더 연장될 수도 있다.

어떤 업체가 개선조치를 받게 되면 해당 사실을 개선조치 기간 내내 정부 전자 입찰 서비스(Government Electronic Tendering Service)에 공고하며, 개선조치의 사유는 밝히지 않는다. 조달업체가 Debarment 및 Suspension을 처분을 받으면, 관련된 조달업체 리스트 등 조달계약 관련 대상에서 제외된다. VIMS에도 업체가 받은 개선 조치가 등재되며, 계약 담당 공무원이 시스템에서 해당 업체에 대한 정보를 검색할 수 있는데, 자동 구매시스템인 ABE(Automated Buyer Environment)을 갖춘 계약 담당 공무원에게는 처벌 및 개선조치의 내용이 모두 공개된다.

□ 소스에 대한 정부의 품질 보증

○ 소스에 대한 정부 품질 보증 (Government Quality Assurance, GQA)은 아래의 경우에 적용된다.

· 수취인이 수취인 이외의 검사기관을 지정한 경우;

· 소스에 대한 검사 수행 비용이 취득 이윤에 정당화 될 때;

· 다음 사항으로 인하여 구매 시 적합 여부가 적절히 결정되지 않을 때

A. 상품이 최종 상태에서는 보이지 않는 특성을 갖고 있을 때

B. 상품이 특별한 보안 및 안전 관련 특성을 갖고 있을 때

C. 특별 포장이나 포장재가 파괴된 경우

D. 여러 장소로 납품될 때

E. 도착지에서 조건 및 기능이 부적절한 경우

· 입찰자가 한계 성과 또는 다른 소스로부터 입찰을 금지하는 불만족스러운 품질 기록 및 조건을 갖고 있는 경우

소스로부터의 GQA는 고객을 경유하여 PSPC에 의해 권한이 부여된 조사기관이나 고객이 지정한 기관에 의해 행해질 수 있다. 검사의 일환으로, 품질을 나타내는 공급자 성과 데이터는 반드시 문서화되야 하고, 모든 검사 보고서 사본화하여 부서 및 지사에 제공해야 한다. PSPC는 민간 해양 서비스에 대해 추가 품질 업무를 제공할 권한이 있다. 예를 들면 기술 지원에 대한 검사와 협의 등이 있고 이 권한은 TB Document No. 749386, May 5, 1977, Section VI, Recommendation 2로부터 나온다.

□ 리스팅 프로그램

○ 리스팅 프로그램은 인식되고 있는 성과 기준 및 사양을 만족하는 상품 및 서비스의 목록을 특정 구매와 무관하게 미리 설정하여 조달을 신속하게 진행하기 위해 만들어졌다. Listing/Qualification Programs은 일반적으로 아래와 같은 경우에 설정된다.

· 시험 요건이 제품에 악영향을 미칠 때

· 인수 검사의 비용이 너무 과도할 때

· 사전 상품 적합성 및 공급자 역량 확인이 필요할 때

· 복잡한 시험 장비나 과정이 요구될 때

· 정기적으로 대량 구매되는 상품에 대해

리스트 상의 상품과 서비스는 단지 해당 상품과 서비스가 알려진 성과 기준과 사양을 만족한다는 것을 함축한다. 리스팅은 모든 세부 요구 조건들을 만족하는 서비스와 상품 공급을 위한 계약 의무를 면제하지 않으며 계약하에서 물품이 인수된다는 것을 보장하지도 않는다. CGSB와 DND(Department of National Defence)는 리스트를 만들고 유지한다. both develop and maintain lists. 자격 인증 기관은 다음의 경우 자격을 취소하고 리스트에서 해당 상품을 삭제할 수 있다.

· 서식 변화 : 제품의 품질과 직결된 공급자의 서식의 변화

· 공정 변화 : 제품의 품질과 직결된 공급자의 생산 공정의 변화

· 현장 실패 : 인증된 현장에서의 사용 실패, 이는 관련 기준이나 사양과 관련된 상품의 불일치에 기여한다. 현장 실패 인증은 일반적으로 광범위한 조사와 이를 지지하는 실험 결과를 필요로 한다. 현장 실패는 반드시 사용자로부터 인증 기관에 보고 되야 한다.

· 확인 실패 : 상품이나 시스템의 확인 시험에서 요구조건을 만족시키지 못하거나, 실험 표본의 제출 실패 또는 자격 유지 자료 제출 실패 시

· 원인에 대한 철회 : 공급자가 생산을 중단하거나, 위치를 바꾼 경우 또는 지속적으로 견적 요청에 응답하지 못한 경우이다.

· 기준 및 사양의 변화 : 현재의 자격에 영향을 미치도록 관리 기준이나 사양이 취소되거나 수정된 경우 리스팅은 자격 인정 기관에 의해서 취소될 수 있다.

· 항의 : 자격 정지에 대해 자격인증 기관에 의해 확립된 항의 절차에 따라 공급자는 항의 할 수 있다.

리스팅 프로그램이 조달에 사용될 때, 계약 담당 공무원은 반드시 the Notice of Proposed Procurement와 입찰공고 및 계약 서류상에 공급자와 그 상품이 반드시 다음의 적절한 리스팅에 올려야 한다.

I. Qualification Program List (QPL)

A.underlay;

B.security guards;

C.remanufactured toner cartridges;

D.protective clothing;

E.polyethelene vapour barrier;

F.paints;

G.office furniture;

H.medical gloves;

I.Laboratory Acceptance Program;

J.Dockside Monitoring Company;

K.capets;

L.Canadian Non-Destructive Testing Personnel Certification Program;

M.Canadian Air Transport Security Authority screening contractors;

N.breather type sheathing membrane.

ii. Certification Program List (CPL)

A.polyethylene vapour barrier;

B.surgical and patient examination rubber gloves;

C.breather type sheathing membrane;

D.firefighter's protective clothing, protecting against heat and flame;

E.fireline workwear for forest firefighters;

F.Laboratory Acceptance Program.

iii. 등록 품질 시스템 리스트 ISO 9001

ISO 9001을 만족하는 회사들의 리스트로 품질 시스템에 대한 2000여개의 모델이 있다. 품질 시스템

iv. 등록 환경 관리 시스템 리스트

ISO 14001을 만족하는 회사들의 리스트로 환경 관리 시스템에 대한 2000여개의 모델이 있다. 품질 시스템

v. 직업 보건 및 안전 기준 리스트

OHSAS 18001을 만족하는 회사들의 리스트로 보건 및 안전 관리 시스템에 대한 1999개의 사양이 있다. 품질 시스템

vi. 식품 안전관리 시스템 리스트

A. AHA(The Alberta HACCP Advantage) 확인 프로그램

B. The Ontario HACCP Advantage Certification Program

vii. 식수 품질 관리 리스트

이 등록 프로그램의 목적은 독립적인 제 3자에 의해 인증된 지역 주민 식수 시스템의 운영 권한과 계획적 체계적인 방법으로 식수를 관리하는 운영 권한을 인식하는 것이다.

○ 국방부 품질 인증 상품 리스트

□ 조달기업 성과 수정 조치 정책

○ 조달기업 성과 수정 조치의 목적은 PSPC 직원으로 하여금 미래 계약의 위기 관리를 쉽게 하고 고객 서비스를 향상하기 위한 것으로, 이 목적을 위한 여러 수단 중 하나가 조달기업 성과 수정 조치(VPCMP)이다. 이러한 방법으로 공급업체와 적절한 관계를 구축할 수 있다. 공급자 성과 문제는 조달 위기 관리에서 매우 중요한 과제인데, 아래의 VPCMP 프로세스에서 볼 수 있듯 공급자의 성과는 조달 전 과정에 대해서 영향을 미치고 있음을 볼 수 있다.

<위기 관리를 위한 조달 기업 성과 관리 프로세스 1>

<위기 관리를 위한 조달 기업 성과 관리 프로세스 2>

VPCMP는 공공서비스 제공자로서 PSPC 모든 산하 기관의 조달에 적용된다.  VPCMP의 범위는 아래의 상황들로 명확하게 정의된다. VPCMP는 다음과 같은 사항들에 한해 종료된 계약으로부터 도출된 성과 평가를 사용한다.

· 경쟁 또는 비경쟁 조달에 대한 제안 거절

해당 조달이 VPCM과 연관이 있다면 VPCM을 받은 업체로부터의 입찰과 제안등은 평가대상이 아니다. 특히, VPCM을 받은 업체들에 대해서는 아래와 같은 사항이 적용된다.

A. 단일 계약에 대해 어떤 협상도 이뤄지지 않으며 어떤 제안도 받아들여지지 않는다.

B. 상품과 서비스에 대한 경쟁 조달 입찰은 거절된다.

C. 상품과 서비스에 대한 스탠딩 오퍼는 거절된다.

D. 상품과 서비스에 대한 서플라이 어레인지먼트에 대한 조정 역시 거부되며 PSPC 구매 부서가 계약 권한이 있는 서플라이 어레인지먼트에 대한 입찰 역시 거절된다.

· VPCM 평가

아래의 거래에 대한 조건부 수정이나 계약 불이행에 대한 부분 종료 또는 종료 시 계약 종료시점 또는 스탠딩 오퍼의 만료일에 VPCM 평가를 실시한다.

A. 2010년 11월 4일 이후 체결된 단일 계약

B. 2010년 11월 4일 이후 효력을 발휘한 경쟁 입찰

C. 2010년 11월 4일 이후 발급된 스탠딩 오퍼에 대한 요청에 따라 체결된 스탠딩 오퍼 납품 요청

D. PSPC 구매 부서가 계약 권한이 있는 2010년 11월 4일 이후 체결된 서플라이 어레인지먼트

하지만 2010년 11월 4일부터 2011년 6월 28일 사이에 발생한 계약 불이행 또는 조건부 수정에 대한 종료에 대해서는 VPCMP상의 평가 결과가 적용되지 않는다.

또한 VPCM은 아래와 같은 영향을 미친다.

· VPCM은 현재의 계약에는 영향을 미치지 않는다.

· VPCM 대상인 공급자가 관련된 계약의 경우 수정 계약 또는 부가 조건의 실행으로 인한 계약 기간의 연장은 불가하다 단 아래의 사유는 예외로 한다.

A. 재경쟁을 위한 시간이 부족할 때

B. 예외적인 환경에 처해 있을 때

이 상황은 조달 공급 매뉴얼 8.180.25 상의 ADM의 승인이 필요하다.

· 현 스탠딩 오퍼에 대한 어떤 구매요청도 허락되지 않는다.

또한 계약 중 또는 사후 계약 관리 중 취득된 성과 정보의 성격과 범위에 대한 일반적인 정보는 조달 상의 다른 단계에서도 사용되야 한다. 사전 계약 단계에서 이런 정보들은 조달 위험 전략 수립에 도움이 된다. 이 단계에서 해당 정보들은 특정 상품 또는 상품군에 대한 공급자 성과 관리를 위한 고객화된 프로그램의 필요성을 평가하는데 도움이 된다. 이런 정보들은 성과 기준의 설정 뿐  아니라, 계약단계에서의 계약 및 입찰 문서에 대한 다른 위기 완화 조항의 개발에 있어 매우 중요하다.

○  이 정책에서 사용되는 주요 용어의 의미는 아래와 같다.

· 조건부 수정 : 미흡한 성과로 인한 일부 또는 전체의 계약 불이행을 비롯한 운영상의 이유로 계약에 수정이 가해지는 것이다. 이것은 계약 담당 공무원이 계약 불이행으로 인한 계약을 종료할 준비가 되어 있을 때 고려된다. 공급자가 받아들이지 않을 경우 계약 불이행으로 인해 계약이 종료된다.

· 미흡한 성과 : 계약 불이행으로 인한 계약 종료 및 계약 수정을 초래하는 계약의 완전한 이행보다 부족한 성과를 의미한다. 두 경우 모두 공급자가 미흡한 성과에 대한 책임을 진다. 계약 기간 중 계약 담당 공무원과 고객 부서가 공급자의 성과평가를 위해 고려하고 세분화하고자 하는 모든 부분에 대해 적용된다.

· 공급자 성과 수정 조치(VPCM) : 공급자의 과거 성과 평가에 기반하여 미래에 PSPC와 계약할 가능성을 차단하거나 제한하는 것을 말한다. 계약 체결이나 수정에 공급자가 적합한 지 판단하는데 영향을 미친다.

· 스탠딩 오퍼 만료일 : 계약이 끝나는 날짜 또는 영구적으로 무효화 된 날 중 빠른 날을 의미한다.

· 공급자 정보 관리 시스템(VIM) : Automated Buyer Environment (ABE) 사용자들이 이용 가능한 정보 시스템으로 VPCMP 및 VPCMs 등이 포함되어 있다.

○  총체적 프로세스

계약 담당 공무원은 계약의 조항들을 반드시 집행해야 한다. 성과 평가 확정은 다음의 사항에 영향을 미친다.

· 계약하에서 가능한 구제책의 집행

· VIM 상에 공지된 사항

· 공급자 성과 수정 조치 평가

계약 불이행으로 계약이 종료되거나 수정되면 VPCM을 적용할지 여부를 계약 담당 공무원은 판단해야 한다. VPCM 조정자가 계약 불이행을 인지하면, 계약 담당 공무원에게 이메일로 평가 절차의 초기 단계의 개략적인 내용을 통지해야 한다.

○  VPCM 적용을 위해 필요한 과정

아래의 차트는 VPCM 평가 과정이 계약 담당 공무원에 의해 어떻게 이뤄지는 지를 보여준다. 첫 번째 단계를 시작으로 이 차트는 각 상황별 계약 담당 공무원의 책임을 규정한다. 예를 들면, VPCM 결과가 상급자에 의해 받아들여져야 할지 결정이 먼저 되야 하며, 결정이 이뤄졌다면 독자들을 그 다음 단계의 지시사항을 따라야 한다.

· VPCM 결과에 대한 부서책임자의 검토

Step 1 : 현 VPCM 결과를 부서 책임자에게 제출

Step 2 : 부서 책임자가 결과를 받아들이면 Step 3로 이동

부서 책임자가 결과를 받아들이지 않으면 VPCM을 재평가한 뒤 Step1으로 이동

Step 3 : 부서 책임자는 현 결과를 국장 및 지국장에 제출

Step 4 : 국장/지국장이 결과를 받아들이면 Step 5로 이동

국장/지국장이 결과를 받아들이지 않으면 VPCM을 재평가한 뒤 Step1으로 이동

Step 5 : 결과가 VPCM 적용값에 도달하지 않았다면 Stream 1으로 이동

결과가 VPCM 적용값에 도달했다면 Stream 2로 이동

Stream 1 (VPCM 미적용)

Step 1 : 국장 및 지국장은 공급자 계약 기록에 추가적으로 더해질 평가 점수나 등급 및 결과(미적용)를 알린다.

Step 2 : 공급자는 15일 이내에 서면으로 의사 표시를 해야 한다. 추가적으로 공급자는 대면 회의를 요청할 수 있다.

Step 3 : 국장 및 지국장은 공급자의 회신 문서나 제출 자료를 검토한다.

Step 4 : 공급자 권고 최정 결정, 효력 등급 및 점수가 계약 기록에 추가된다.

Step 5 : 계약 담당 공무원은 VPCM 조정자에게 추가될 효력 등급과 점수를 지시하는 공지사항을 VIM에 업데이트하도록 알린다.

Stream 2 (VPCM 적용)

Step 1 : 국장 및 지국장은 공급자 계약 기록에 추가적으로 더해질 평가 점수나 등급 및 결과를 알린다.

Step 2 : 공급자는 15일 이내에 서면으로 의사 표시를 해야 한다. 추가적으로 공급자는 대면 회의를 요청할 수 있다.

Step 3 : 국장 및 지국장은 공급자의 회신 문서나 제출 자료를 검토한다.

Step 4 : 국장 및 지국장은 구매 지사 국장 지국장 위원회에 이를 알린다.

Step 5 : VPCM 조정자는 구매프로그램에 문서를 보내고 제안된 VPCM에 대한 피드백을 요청한다. VPCM 조정자는 상담 결과를 국장, 정책,위기,통합, 전략 관리 부서에 보낸다.

Step 6 : 국장 및 PRISM은 차관보와 구매 지서에 결과를 보낸다.

Step 7 – 차관보는 평가 결과를 검토한다.

Step 8 : 차관보가 VPCM을 적용한다면  Stream 2의 Step 9로 이동한다.

차관보가 VPCM을 적용하지 않으면 Stream 1의 Step 4로 이동한다.

Step 9 : 차관보는 공급자에 VPCM이 적용되었음을 알리고 VPCM의 범위와 종류를 구체화한다.

Step 10 : 차관보실은 VPCM 조정자에게 VPCM 적용 결정을 알리고,  VPCM 조정자는 VIM에 공지한다.

○  VPCM 주요 요소

① 현재 계약 영향 점수

이 점수는 현 계약 및 스탠딩 오버의 전체  기간 중 부과된 미흡한 성과를 나타낸다. 성과 평가는 아래의 3단계로 구분된다.

· 하 단계 : 1점에서 3점

· 중 단계 : 4점에서 6점

· 상 단계 : 7점에서 9점

② 변환 점수

한 건의 성과로부터 9점이 부과된 경우, 변환 점수로는 40점이 되고, Major로 분류된다. 그 외에는 아래의 표를 따른다.

③ 과거 점수

계약 불이행으로 인한 계약 종료, 수정 계약, VPCM 등은 다음과 같이 과거 점수로 누적된다.

· VPCM 건수 당 10점

· Minor impact 건당 10점

· Major impact 건당 10점

④ 총점 및 VPCM 결과

총점은 과거 점수와 변화점수의 합으로 계산되며, 40점 이상일 경우 각 등급별 조치 사항은 아래 표와 같다.

⑤ 평가의 일관성

주어진 계약 불이행 상황들은 모두 다르기 때문에 특정 케이스의 판단에 있어 계약 담당 공무원 및 수요 부서에 재량을 주는 것은 매우 중요하다. PSPC 구매 프로그램 전반에 있어 이를 담보하는 지침이 주어져 있다. 평가 서식에서 상위,중위,하위와 연관된 impact라는 항목은 계약불이행으로 인한 영향의 심각성과 관계가 있다.

⑥ 평가 시 고려요소에 대한 지침

계약불이행의 영향에 대한 심각성의 판단은 공급자의 성과에 대한 두 개의 요소와 밀접하다. 결과와 공급자의 대응은 아래와 같이 주어진다.

· 결과

계약불이행으로 인해 초래된 결과를 측정하는 것이 가장 중요한 고려요소이다. 캐나다 정부는 아래의 사항들을( 이 사항들에만 국한되지 않는다.) 고려할 필요가 있다.

- 작업자의 위험이나 부상 또는 사망

- 품질 저하나 정부에 대한 서비스공급의 지연

- 정부 운영에 관련한 미래 성공을 어렵게 하는 문제

- 공적자금 및 자산의 낭비

- 자산의 파괴

· 공급자의 대응

계약불이행을 초래하는 데 있어 공급자의 부주의함이나 계약불이행의 결과를 개선하기 위한 정부의 시도에 협조하는 정도

⑦ 각 성과 요소에 대한 평가 결정 지침

· 상위 impact

매우 중요하고, 긴급하며 진행중인 정부 수행 업무에 대해 공급자가 계약 불이행을 한 경우.

예) 해외에서 작전을 수행중인 군부대에 주요 장비를 공급하지 못해 중요한 국제 군사 작전에 대한 캐나다 군의 수행 능력을 감소시킨 사례. 이는 캐나다 군인과 협력국을 위험에 빠뜨렸고,임무의 완수를 어렵게 했다. 공급자는 계약불이행 사실을 알면서도, 계약불이행으로 인한 피해의 완화를 위해 협조하지 않았다.

· 중위 impact

요구사항에 대한 불이행으로 정부가 중요한 문제에 직면한 경우이다. 이는 단기 혹인 중기적으로 정부 운영을 곤란하게 한다.

예) 캐나다 공공부분에 치명적이지는 않지만 매우 중요한 서비스 제공을 위해 특정 장비를 사용하는 부서에 적절한 유지보수서비스를 공급하지 않은 공급자. 공급자는 문제를 발견하고 이를 해결하기 위해 협조하였으나 해결하지는 못하였다. 공급자는 입찰 시 그들의 능력이 부족함을 알고도 이를 인식하지 못하고 입찰 시 나타내지 않은 것은 명백한 잘못이다. 이 공급자에 의해 부적절한 유지보수가 시행된 결과, 일상적인 정부 업무의 신뢰도가 떨어졌고 정부업무의 효율성이 하락됨은 물론 공공서비스에 차질이 빚어졌다. 새로운 공급자가 이 문제를 해결할 때까지 이 서비스는 몇 주간 중단되었다.

· 하위 impact

낮은 금액의 조달에 대한 계약불이행으로 긴급하지도 중요하지도 않은 정부 운영에 관련되어있다. 주로 공급자의 능력 밖의 사유로 계약불이행이 발생했을 때가 많다.

예) 공급자의 해외 계약 업체가 갑작스럽게 부품 공급을 중단하여 정부에 납품을 하지 못한 경우. 이 재료는 창고 공급용 선반인데, 특별하지 않으며 다른 업체로부터도 구입이 가능했다. 공급자는 자신들이 공급하지 못하는 사유에 대해 적극적으로 해명했고 활용 가능한 모든 방법을 통해 문제를 해결하려 하였다. 결국 계약 담당 공무원은 조달 절차를 다시 한번 반복하여 평상시보다 조금 수준이 떨어지는 물품을 공급받았다. 계약불이행으로 인한 피해의 완화를 위해 협조하지 않았다.

<참고 : 계약 성과 평가 보고서 양식>

5. 결론 및 개선방안

5.1. 요약

(1) 한국의 조달 제도

조달청은 연간 약 40조 원 상당의 조달물품 및 건설 공사를 계약하고 있는 한국의 중앙 조달 기관이다. 나라장터 시스템을 이용하여 공공조달의 투명성과 공정성, 효율성을 유지하고 있으며, 조달 경험이 부족한 타 국가 기관 내지 공공기관에 있어 조달 제도를 선도하는 역할을 하고 있다. 각 계약 별로 일정 금액 이상의 조달 계약에 있어서는 조달청으로의 계약이행을 의무화하고 있으며, 계약을 조달청에서 진행하지 않는 계약건이라도 나라장터에 공지를 의무토록 하는등 공정한 조달 실현을 위해 노력하고 있다. 과거 공공조달의 비리 등으로 공정성과 투명성에만 관심이 집중되었으나 이제는 전자 조달 시스템의 이용과 국민의식의 변화등으로 인해 예전의 문제들은 거의 해소되었고, 조달물자와 서비스의 품질에 이해당사자들의 관심이 옮겨가고 있다.

최저가 가격 위주의 계약에서 탈피하여 고객과 국민이 만족할 수 있는 물품과 서비스의 조달을 위해 조달 제도는 바뀌어 가고 있고, 이런 기조속에 조달 물자의 품질을 일정 수준으로 담보할 수 있는 제도와 운영에 대한 요구가 지속적으로 증가하고 있다. 조달청은 조달 품질원을 기반으로 품질 검사 정책의 운영 및 검사 기반을 마련하여 조달물자의 품질 확보를 위해 노력하고있다. 주요 업무로는 직접생산 확인 점검, 우수조달물품·다수공급자계약 규격 관리,품질보증 지정물품 제도 운영, 납품 검사 지원, 납품지원 전문기관 운영 및 관리, 조달 품질 신문고 운영 등이 있다. 일부 수요기관을 대신해 납품 검사를 대신 하기도 하지만 전체 납품 건수 대비 극히 낮은 비율을 차지하고 있다. 한정된 예산과 인력으로 모든 조달 물자에 대한 검사를 직접 수행하기에는 어려움이 있어, 품질 불량이 자주 문제가 되는 품목, 사회적으로 문제가 되는 품목 위주로 조달청 직접 검사 내지는 전문검사 기관을 이용한 검사를 실시하고 있다.

타 선진국에 비해 부족하다고 생각되는 부분으로 사후 계약 이행 평가 및 그 활용을 들 수 있다. 다수공급자계약에 대한 계약 이행 실적평가를 보면 평가등급을 4개 등급으로 나누고 이를 나라장터에서 열람 가능하게 하고 있으나, 최우수 등급에 대부분 몰려 있고, 별도의 제재 조치가 없어 실효성이 많이 부족한 상황이다. 건설공사 사후 평가도 사전입찰참가자격 심사 및 적격 심사 등에서 사용하고 있으나, 변별력이 부족한 편이고, 최근 시작된 설계용역 사후 평가도 걸음마 단계로 업체 자체의 품질 관리를 제고하는 강력한 제도로는 자리잡지 못하고 있는 실정이다. 이에 반해 미국이나 캐나다의 경우는 계약자의 성과를 평가하고 이를 추후 계약에 사용할 수 있는 시스템을 운영하고 있다. 특히 성과가 미흡한 업체는 조달시장에서 일정 기간 퇴출하는 등 강력한 제재를 가하고 있어, 업체 자체적으로도 품질 관리에 최선을 다하고 있다.

(2) 미국의 조달 제도

미국의 조달 시장은 연간 5천 억 달러에 달하는 최대 규모의 조달 시장으로 한국 기업은 물론 세계 각 국의 기업이 진출을 원하는 시장이다. 미국의 경우 한국처럼 조달행정이 중앙집권화 되어 있지는 않은 편이다. 한국의 조달청과 유사한 역할을 미국의 GSA에서 수행하고 있는데, 한국의 경우 방위사업은 방위사업청에서 조달 계약을 실시하는 것처럼 국방조달처를 따로 운영하고 있으며 미국 국방부가 최대 조달 수요 기관이다. 경쟁,투명성,최고가치, 부의분배, 고객 만족을 최대 실현 가치로 조달 행정을 운영하고 있다. 한국의 다수공급자 제도와 유사한 FSS(Federal Supply Schedule)를 운영하고 있다. 계약절차는 사전준비부터 입찰공고와 입찰참가를 거쳐 제안서 평가등을 통한 낙찰자 선정 후 계약협상 및 체결을 하고 계약을 관리하는 순으로 한국의 계약 체결과정과 유사하다.

품질 관리 역시 계약 전 단계에서 계약 후 단계까지 조달 전 과정에서 수행하고 있다. 가장 핵심은 사후 계약 이행 평가인데, 이 데이터는 입찰 전 해당 입찰자가 입찰에 참가할 자격이 있는지를 평가하는 데 활용됨은 물론 계약 체결 후에도 그 성과를 평가하여 조달 시장에 참여하는 공급자로 하여금 계약 업무의 완수에 최선을 다하게 하여 고객의 만족도를 높이는데 기여한다. 또한 품질 인증 제도를 운영하여, 사전 검증된 업체를 조달시장의 파트너로 선정하여 조달 물자와 서비스의 품질을 일정 수준으로 유지한다. 그 외에도 계약 단계에서 품질요건의 설정을 명확히 하고, 검사,시험,인수, 하자보증등에 대한 규정을 두어 품질 관리에 만전을 기하고 있다.

(3) 캐나다의 조달 제도

캐나다 역시 미국과 유사한 조달 시스템을 유지하고 있다. 캐나다는 PSPC라는 기관에서 한국의 조달청과 유사한 업무를 수행하고 있다. 연간 연방정부 조달 규모는 약 200억 CAD 수준으로 미국과 마찬가지로 국방부가 가장 계약 규모가 큰 연방 기관이다. 캐나다는 스탠딩 오퍼라는 한국의 다수공급자 계약과 유사한 계약을 시행중에 있으며, 그 외에도 규격의 변화가 가능한 서플라이 어레인지먼트도 시행하고 있다. 조달 계약 절차는 계획, 계약, 계약 관리,사후 관리 4단계로 나뉜다. 캐나조달시 개방성, 공정성, 정직성을 기반으로 고객서비스, 국가적 목표, 경쟁성, 평등한 대우, 책임감을 인도 원칙으로 정하고 있다. 다만 수요부서의 기술직 공무원들과 긴밀한 협조관계를 유지하여, 검사는 물론 각종 분쟁에 효율적으로 대응한다. 캐나다 일반 표준원에서는 물품의 표준에 대해 관여하고 있고, 입찰 공고에 이를 반영하여 조달 시장에 진입하는 물자의 품질을 일정 수준이상으로 유지하고 있다. 캐나다 역시 사후 품질 관리 프로그램인 공급자 성과 평가 제도를 시행하고 있다. 이 제도는 납품이 종료된 후, 공급자의 성과를 평가한 후 성과가 미흡할 시 점수를 누적하여 일정 점수에 도달하면 해당 점수에 따라 일정 기간 입찰에서 배제하는 방식이다. 조달 시장은 이익률은 작지만, 수급이 안정적이고, 현금으로 즉시 대금을 결제받을 수 있어 기업 입장에서는 매력적인 시장이기 때문에, 이 제도로 인해 조달시장에서 퇴출되지 않도록 품질 관리에 최선을 다하고 있다.

5.2. 정책제안

한국 조달시장은 조달청의 지속적인 품질관리에도 아직 끊임없이 품질로 인한 분쟁이 생기고 이로 인해 국가 재정이 낭비됨은 물론 공공서비스에 대한 고객의 만족도가 떨어지고 있다. 이에 조달청에서는 조달품질원이라는 품질 관리 전문기관을 기반으로 품질제도를 개선,주도할 필요가 있다. 먼저 가장 먼저 도입이 필요한 것이 조달 공급자에 대한 사후 평가 시스템 마련이다. 현 조달 시장에서는 각 조달 분야별로 다르게 사후 평가를 시행하고 있으며, 아직 가식적인 실효성은 보이지 않는다. 따라서 사후 평가 시스템을 확립하고 이의 실효성을 높일 필요가 있다. 먼저 합리적이고 현실적인 평가 프로세스를 확립해야 한다. 무엇보다 계략화할 수 있는 평가 지표의 설정을 통해 개별 평가 담당자가 혼란스럽지 않도록 할 필요가 있다. 필요 시에는 분야별, 품목별 특성을 고려한 카테고라이징을 고려할 필요가 있다. 다음으로는 해당 평가에 대한 클레임 절차를 투명하고 합리적으로 설정해야 한다. 분쟁에는 반드시 양당사자의 의견을 충분히 들어야 하며 합의를 위해 최대한 노력해야 한다. 다음으로는 해당 업체에 대한 전문적인 정보 시스템의 구축이 필요하다. 각 기관별 구매 담당자가 계약 및 납품 요구 전 업체의 과거 이력을 손쉽게 통합 조회할 수 있도록 통합된 정보 공개 시스템의 구축이 필요하다. 마지막으로 불량 업체에 대한 확실한 제재가 필요하다. 본 제도의 실효성 제고를 위해서는 일정 기간 조달 시장에서 배제하여 조달 시장 참여 업체로 하여금 품질 관리가 조달 시장에서의 활동에 가장 중요한 역할임을 깨닫도록 해야한다. 그 외에도 캐나다에서 공급자 사후 평가가 주로 부정적인 용도(정부 조달 배제)에만 사용되고 있다는 지적에 직면했던 적이 있음을 고려하여, 품질 관리가 우수한 업체에게 혜택을 줄 수 있는 방안도 고려하면 동 제도의 실효성을 높일 수 있다.

또한 조달품질원이라는 품질 관리 산하기관을 운영하고 있으므로 조달품질원의 기능을 극대화할 필요가 있다. 방대한 조달 계약 규모로 인해 모든 조달 물품에 대해 조달품질원에서 각 종 검사 및 품질 관리를 전담할 수는 없지만 품질 관리 방안과 제도를 선도하고, 이를 전파하는데 더욱 노력할 필요가 있다. 특히 조달 경험이 부족하여 조달 물자의 품질 관리에 어려움을 겪는 기관 담당자를 대상으로 한 교육 실시 및 필요 물품 군 내지는 필요 기관등에 대한 품질 점검 서비스 확대 등도 고려해 볼 수 있는 방안이라 할 수 있다.

그 외에도 캐나다 조달제도에서 보듯 조달 프로세스 전 과정에서 품질 관리가 이뤄지듯, 조달 물자의 품질 관리를 조달 품질원에서 전담한다는 인식에서 벗어나, 계약 부서 및 각 지방청에서도 품질을 고려하는 입찰 계약 절차로 개선하고 운영할 필요가 있다하겠다. 품질은 납품 단계부터 점검해야 하는 것이 아니라, 조달업체 등록,입찰 참가, 입찰자 평가, 낙찰자 선정, 납품, 사후 평가 등 조달 전 과정에서 함께 검토되야 할 사항이며, 이를 위해 계약 부서 및 지원부서, 조달품질원을 하나로 묶는 조달시스템의 운영이 필요하다 할 수 있다.

[부록 1] 참고 자료

조달 통계, 조달 제도(조달청,2018년)

해외시장정보_미국연방정부 조달시장 진출유망품목분석조사_KOTRA_2016

미국의 정부조달 품질관리제도(2009)

캐나다 정부 조달물품의 품질관리제도(2009)

GENERAL SERVICES ADMINISTRATION ACQUISITION MANUAL

FEDERAL ACQUISITION REGULATION

PCPC SUPPLY MANUAL

다수공급자계약 업무처리 규정

다수공급자계약 업체의 계약 이행 실적 평가 및 등급화 운영기준

건축 설계 용역 평가 지침

종합 심사 낙찰제 심사 세부 기준

우수 조달 물품 지정 및 관리 규정

조달청 입찰 참가 자격 사전 심사 기준

조달청 홈페이지(WWW.PPS.GO.KR)

PSPC 홈페이지(WWW.BUYANDSELL.GC.CA)

미국 GSA 홈페이지(WWW.GSA.GOV)

[부록 2] 각 국의 정부 조달 제도 비교